• 3.2.2.7 Tüm aktif ağ bileşenleri açıkça etiketlenir ve kilitlenebilir raflara güvenli bir şekilde monte edilir. Kablo yönetim sistemleri, BMİDÇS ile mutabık kalınan bir adlandırma kuralına uygun olarak düzgün bir şekilde kurulur ve etiketlenir.

• 3.2.2.8 Tüm patch paneller, güvenli ve uygun boyutlu raflarda muhafaza edilir ve raf düzenleri, etiketleme ve konfigürasyonlarla ilgili açık ve doğru belgeler sağlanır.

• 3.2.2.9 Kablolama mühendisleri, kablo performansını, işlevselliğini ve ağ anahtarlarına uçtan uca bağlantıyı doğrulamak için endüstri standardı test ve doğrulama araçlarıyla (NetAlly, Fluke veya eşdeğeri gibi) donatılır.

3.2.3 Güç yönetimi

Güvenilir güç yönetimi, ağ ekipmanı, veri merkezi, kayıt sistemi ve web yayını ekipmanı dahil olmak üzere tüm kritik ağ altyapısı için yüksek kullanılabilirlik ve operasyonel sürekliliği sağlamak üzere Güvenli Yerel Alan Ağı (LAN) tasarımının ayrılmaz bir parçasıdır.

• 3.2.3.1 Tüm kritik aktif bileşenler için kesintisiz güç kaynağı (UPS) sistemlerini içeren, iyi dağıtılmış ve eksiksiz belgelenmiş bir güç kaynağı mimarisi uygulanır.

• 3.2.3.2 Web yayını ekipmanı dahil olmak üzere tüm kritik aktif bileşenler için UPS sistemine sahip, iyi dağıtılmış ve belgelenmiş bir güç kaynağı.

• 3.2.3.3 Tüm UPS sistemleri, elektrik kesintisi durumunda en az 30 dakika boyunca güç kaynağı sürdürülür.

• 3.2.3.4 Tüm UPS üniteleri, ağ raflarının içine güvenli bir şekilde monte edilir.

• 3.2.3.5 Gerekli tüm sertifikalı güç kabloları, adaptörler ve elektrik bağlantıları/priz kablolarının temini.

• 3.2.3.6 UPS sistemi, izleme sistemi yazılımı dahil olmak üzere IP tabanlı izleme işlevselliği içerir ve BİT tarafından yönetilebilir ve NOC tarafından sürekli izlenebilirdir.

• 3.2.3.7 Elektrik güç yönetimi açıkça belgelenir.

• 3.2.3.8 Tüm alanlarda yalnızca sertifikalı güç kabloları kullanılır.

• 3.2.3.9 Aktif bir ekipmanın (AV ve BİT) iki güç kaynağı olması durumunda, bunlardan biri UPS'e, diğeri ise doğrudan güç kaynağına bağlanır.

• 3.2.3.10 Tüm ağ rafları için iki enerji kaynağı sağlanır.

• 3.2.3.11 Yüksek ağ kullanılabilirliğini sağlamak için, tüm ağ/AV ekipmanların çift güç kaynağına sahip olması gerekir, bunlardan biri UPS'e, diğeri ise doğrudan güç kaynağına bağlanmalıdır.

3.3 Kablosuz LAN (Wi-Fi)

• 3.3.1 Konferans süresince Sekretaryave katılımcıların kullanımı için BM kontrolü altındaki tüm alanda kablosuz altyapı sağlanması. Sağlanan teknoloji, denetleyici tabanlı işlevsellik, modern şifreleme, yüksek kullanılabilirlik ve performans; 802.11 a/g/n/a/ax ve 2,4,5 ve 6 GHz frekanslarında en son Wi-Fi 6E/7 standardı, temiz hava teknolojisine sahip PoE özellikli erişim noktaları ve çok yüksek yoğunluk

• desteğine sahip mevcut standartlara dayalı olmalıdır. Genel kurul salonları gibi iç yüksek yoğunluklu bölgeler için stadyum tipi veya yönlü anten ve diğer harici antenlerin kullanımı dikkate alınmalıdır. Yüksek kanal kullanımını önlemek için geniş bir frekans aralığı sağlamak üzere Avrupa düzenleme alanı (-E alanı) kullanılmalıdır. Kablosuz LAN, Ek V'de belirtilen gerekliliklere uygun olarak yapılandırılmalıdır. Tercih edilen çözüm, Catalyst 9800, Cisco Catalyst Center ve DNA Spaces gibi en yeni çözümleri sunan Cisco'dur. Konferans alanı çevresinde Wi-Fi erişilebilirliği hakkında bilgi içeren tabelalar yerleştirilmelidir.

• 3.3.2 Hükümet, kablosuz LAN'ın düzgün çalışmasını engelleyebilecek radyo frekanslarını ve izinsiz erişim noktalarını (medya veya diğer Katılımcılar tarafından etkinlik mekânına getirilebilecekler dahil) izlemekten sorumludur. (Wi-Fi). Etkinlik mekânı havaalanına yakınsa, havaalanı radarında Wi-Fi frekansı parazitini önlemek için havaalanı yetkililerine danışılır.

• 3.3.3 En uygun kapsamama, kapasite, performans ve güvenliği sağlamak amacıyla Wi-Fi ağının tasarımı ve kurulumu öncesinde kapsamlı bir saha incelemesi yapılır. Saha incelemesi, fiziksel yerleşim, yapı malzemeleri, parazit kaynakları, kullanıcı yoğunluğu ve beklenen trafik modellerini değerlendirir ve erişim noktası yerleşimi, kanal planlaması, güç seviyeleri ve yedeklilik gereklilikleri hakkında bilgi verir. Saha incelemesinin bulguları belgelenir ve BİT Sekreteryasının incelemesi ve onayına tabi olmak üzere nihai Wi-Fi tasarım ve kurulum planının temeli olarak kullanılır.

• 3.3.4 Tüm erişim noktaları ve diğer ağ ekipmanları, kötü niyetli müdahaleye karşı korunacak şekilde güvenli bir şekilde kurulur.

• 3.3.5 Kablosuz LAN, yüksek yoğunluklu ve konferans ortamı için yetkin ve deneyimli Wi-Fi mühendisleri tarafından yapılandırılır ve desteklenir.

• 3.3.6 Cisco ISE gibi sağlam ve güvenilir sistemleri kullanarak 802.1x üzerinden ağ erişim kontrolü uygulamak, ağ güvenlik stratejisinin bir parçasıdır. Ağ kimlik doğrulama seçenekleri arasında sertifika tabanlı, hesap tabanlı ve/veya MAC adresi tabanlı seçenekler bulunabilir ve bu seçenekler konferans kablosuz ağına da uygulanacaktır.

3.4 Active Directory hizmetleri

Yerel altyapı, Microsoft Active Directory kullanılarak etki alanı tabanlı bir ağ olarak uygulanır. İki ayrı ağ, BM sekretaryası ve COP ağı için bir güvenlik etki alanını ayıracaktır. Sekretarya BİT, "BMİDÇS.net" adlı Sekretarya sahipliğindeki Active Directory'yi yönetmekten sorumlu olacaktır. Katılımcı Konferans ağını desteklemek için "copxx.local" adlı özel ve güvenli bir şekilde yapılandırılmış bir Etki Alanı Denetleyicisi kurulur ve bu sayede Grup İlkesi Nesneleri (GPO'lar) aracılığıyla merkezi kullanıcı yönetimi, erişim kontrolü ve güvenlik ilkelerinin uygulanması sağlanır. Konferans sırasında kullanılmak üzere sağlanan tüm dizüstü bilgisayarlar ve diğer ilgili üç cihazlar, Active Directory etki alanına eklenir ve güvenlik temel kuralları, yapılandırma ilkeleri, yazılım güncellemeleri ve erişim kısıtlamalarının uygulanması dahil olmak üzere Etki Alanı:

Denetleyicileri tarafından yönetilir ve kontrol edilir. Active Directory ortamı, uygun günlük kaydı, izleme ve idari kontrollerle birlikte yüksek kullanılabilirlik, esneklik ve BİT güvenlik gerekliliklerine uygunluğu sağlayacak şekilde tasarlanır.

3.5 Güvenli veri merkezi/sunucu odaları

Birincil ve ikincil sunucu odaları, yüksek kullanılabilirlik (iş sürekliliği), güvenlik ve esneklik için endüstri standartlarına uygun olarak tasarlanır. Tesis, kesintisiz çalışmayı sağlamak için yedekli güç (çift besleme, UPS ve yedek jeneratörler), soğutma (N+1 yapılandırması), sunucu grubu kımesi, güvenlik duvarları, ağ bağlantısı (yedekli çekirdek anahtarlar ve çoklu İnternet bağlantıları) içerecektir. Sunucu odası, TIA-942 standardına göre kontrollü erişim ve izleme (CCTV) ile güvenli hale getirilecek, yapılandırılmış kablolama ve hava akışı yönetimi kullanılacak ve yüksek kullanılabilirlik için sanallaştırılmış sunucular ve yedekli depolama barındıracaktır. Etkinlik boyunca istikrarlı ve kesintisiz hizmetler sağlamak için merkezi izleme ve yerinde teknik destek sağlanacaktır.

Yeterli yedekliliği sağlamak için iki sunucu odası birbirinden en az 500 m uzaklıkta konumlandırılır. Her sunucu odası, en az iki (2) sunucu rafı ve dört ila altı ağ ve patch panel rafı ile UPS üniteleri ve soğutma sistemleri gibi diğer ekipmanları barındıracak yeterli alana sahip olmalıdır. Birincil sunucu odası, Ağ Operasyon Merkezi'ne (NOC) yakın bir konumda olmalıdır.

3.6 Ağ ve Güvenlik Operasyon Merkezi (NOC ve SOC)

Aynı zamanda Güvenlik Operasyon Merkezi'ni (SOC) de bünyesinde barındıran Ağ Operasyon Merkezi (NOC), Konferansın BİT sistemlerini ve ağ altyapısını izlemek, yönetmek ve bakımını yapmak için merkezi kontrol merkezi olarak hizmet verecektir. NOC/SOC, ağ performansı, güvenlik günlükleri ve olayları ile hizmet kullanılabilirliği hakkında gerçek zamanlı görünürlük sağlayarak proaktif olay tespiti, hızlı sorun giderme ve herhangi bir kesintiye koordineli müdahaleyi mümkün kılacaktır.

Tesis, 40 ekrana eşdeğer yüksek çözünürlüklü bir video duvarıyla donatılır ve farklı alanlarda bulunan yaklaşık 40 destek mühendisinin eşzamanlı izleme yapmasına olanak tanır; ayrıca, yalnızca yetkili personelin belirli veriler ve sistemlerle etkileşime girebilmesini sağlamak için rol tabanlı erişim kontrolleri bulunur.

Tesisin tasarımı, Konferans boyunca kesintisiz operasyonel denetimi sağlayarak, yüksek kullanılabilirliğe sahip, güvenli ve dayanıklı ağ ve BT hizmetlerinin sunulmasını destekler.

4. Güvenli yazdırma çözümü

Konferans katılımcılarının ve Sekretarya personelinin gizli ve kontrollü yazdırma ihtiyaçlarını desteklemek ve bilgi sızıntısı ve operasyonel verimsizlik riskini azaltmak için bir Güvenli Yazdırma Çözümü uygulanır. Hükümet, bağımsızlıkive güvenliği sağlamak için “personel” ve “katılımcı” sistemlerini ayrılanıktı güvenli.

yazdırma sistemi ( ) temin eder. Çözüm, Papercut ve Uniflow gibi tanınmış bir tedarikçiden temin edilmeli, sağlam, güvenli, güvenilir ve yüksek düzeyde erişilebilir olmalıdır. Çözüm, POC, dağıtım ve işletim aşamaları boyunca yazılım, lisanslar ve destek hizmetlerini içermelidir.

4.1 Mobil cihazlardan/dizüstü bilgisayarlardan Katılımcılar için aşağıda belirtilen özellikler yapılandırılır:

• print@cop.xx'a yazdırma istekleri gönderme

• Gelen kutusuna OTP'yi alma, Gecikme < 1 dakika

• Tek İş - Tek OTP

• Giriş yapıldıktan sonra OTP silinir

• İş onaylandıktan sonra OTP silinir

• Kodu girdikten sonra gecikme < 10 saniye

• Baskı işi başına maksimum sayfa sayısı: 50

• Kopyaların sayısı: 1, değiştirilemez

• Sayfa sayısı aşıldığında e-posta ile bildirim.

• Kabul edilen dosya formatları (.doc, PDF, XLS, jpg, jpeg, png)

• Varsayılan olarak çift taraflıdır ve değiştirilemez

4.2 Bilgisayar Merkezi dizüstü bilgisayarlarından katılanlar için aşağıda belirtilen özellik yapılandırılır:

• 20 saniye içinde kapatılması gereken bir mesaj içeren OTP açılır penceresi

• Açılır pencere kapanmadan hiçbir iş gönderilmeyecektir

• Açılır pencere 20 saniyeden fazla açık kalırsa iş iptal edilecektir

• Bir İş - Bir OTP

• Giriş yapıldıktan sonra OTP silinir

• İş serbest bırakıldıktan sonra OTP silinir

• Baskı işi başına maksimum sayfa sayısı: 50

• Kopyaların sayısı: 1, değiştirilemez

• Sayfa sayısı aşıldığında bildirim.

4.3 Sekretarya Personeli Katılımcısı için aşağıda belirtilen özellik yapılandırılır:

• PDF'den yazdırma

• Doc'tan yazdır

• Excel'den yazdır

• PPT'den yazdır

• Outlook'tan yazdır

Varsayılan olarak çift taraflıdır, uygulamadan değiştirilebilir

Varsayılan olarak çift taraflı, cihazdan değiştirme imkânı

E-postaya tarama

Kullanıcının OneDrive'ına tarama

Varsayılan 300 DPI, değiştirme seçeneği mevcut

Varsayılan siyah beyaz kopyalama, değiştirme imkânı

Varsayılan çift taraflı, değiştirme imkânı

HQ kodunu kullanarak işi havuza ekle

Kullanıcı kodunu gizle

Sezgisel arayüz

USB'ye Tarama

USB'den yazdır

Zımbalanmış çıktı

GPO aracılığıyla yazdırma kuyruğunu eşleme imkânı

5. BİT destek hizmetleri

5.1 Bilgisayar ve uzman teknik destek

• 5.1.1 Hükümet, masrafları kendisine ait olmak üzere, ağı ve tüm bileşenlerini tasarlamak, test etmek, kurmak, belgelemek, bakımını yapmak, desteklemek ve sökmek üzere İngilizce bilen nitelikli teknik personeli atar ve Sekretaryanın kullanımına sunar. Ekip, Sekretaryanın genel denetiminde olur. Aşağıda belirtilen iş hacmi (BİT) tablosuna göre, tüm hizmetler belirlenen hizmet süresi içinde yerinde ve vardiyalı olarak düzenlenir ve tüm teknik personel İngilizce konuşacak yeterlilikte ve vardiyalı çalışmaya hazır olur.

• 5.1.2 Teknik personele, daha görünür olmaları ve Katılımcılardan ayırt edilebilmeleri için, ön ve arka yüzünde "BİT Support" yazısı açıkça basılı, markasız düz bir yelek gibi kolayca tanınabilir kıyafetler/üniformalar temin edilir. Daha fazla bilgi için aşağıda belirtilen iş kalem listesine (BİT) bakınız.

• 5.1.3 Sekretarya ile aksi kararlaştırılmadıkça, tüm teknik personel destek hizmetleri hafta sonları ve tatil günlerinde de erişilebilir olur.

• 5.1.4 Hizmet alanına bağlı olarak, aksi belirtilmedikçe (örneğin, üst düzey oturumlar sırasında), Konferans süresince 07:30 ile 22:00 saatleri arasında yerinde destek sağlanır. Normal çalışma saatleri dışında uzaktan izleme yapılır ve siber güvenlik uzmanlarının izleme faaliyetleriyle koordineli çalışabilecek uygun bir uyarı sistemi kurulur.

• 5.1.5 22:00 ile 07:30 saatleri arasında NOC'de yeterli sayıda teknik personel bulunmalı ve hizmetlerin kesintiye uğraması durumunda sorumlu teknik personeli uyarmalıdır.

• 5.1.6 Sekretarya, Konferans sırasında kullanılan kendi sistemlerine ilişkin uygulama desteği sağlar (örneğin, kayıt, güvenlik taraması ve kontrolü, belge düzenleme, belge yönetimi ve yayınlama, Sekretarya web sitesinin bakımı, toplantı yönetimi ve planlama).

• 5.1.7 Konferans planlama ekipleriyle mutabık kalınarak, planlama, POC, kurulum, operasyonlar ve hizmetten çıkarma (BT ekipmanlarının güvenli bir şekilde temizlenmesi dahil) sırasında belirli ekipler için yerinde destek de sağlanır.

• 5.1.8 Daha spesifik teknik gereklilikler ve tahmini iş yükü, İş Kalem (BİT) listesinde belirtilmiştir.

6. Uzmanlık

6.1 Mesleki deneyim ve becerilerle ilgili genel gereklilikler

Tüm uzmanlar aşağıda belirtilen şartları sağlar:

• 6.1.1 Çok kültürlü, çok cinsiyetli bir kurumsal ortamda en az 3 yıllık çalışma deneyimi,

• 6.1.2 Bağımsız ve ekip içinde çalışabilme,

• 6.1.3 Sorunları analiz edip çözebilme ve teknik raporlar hazırlayabilme becerisi, ve

• 6.1.4 İngilizceye ilişkin işlevsel bilgi sahibi olmak.

Detaylı açıklama için lütfen tabloların ekine bakınız, Tablo 9.

• 6.1.5 Microsoft, Windows, UNIX (örn. Linux), ESX VMWare ve güvenli yazdırma dahil olmak üzere işletim sistemleri ve ilgili yazılımlar konusunda uzmanlık.

• 6.1.6 Uygun sertifikalar: Microsoft Sertifikalı Çözüm Uzmanı (MCSE); Microsoft Azure Altyapı ve Dağıtım, VMware Sertifikalı İleri Düzey Uzman 5 - Veri Merkezi Yönetimi (VCAP5-DCA); vb.

6.2 İnternet uzmanlığı

• 6.2.1 Tercihen İnternet servis sağlayıcısı tarafından yerinde sağlanan uzmanlık.

• 6.2.2 İzleme, sorun giderme ve trafik analizi dahil olmak üzere İnternet hizmeti yönetimi konusunda uzmanlık.

• 6.2.3 Hizmet, belirlenen hizmet süresi içinde vardiyalı olarak sağlanır, hizmet süresi dışında ise izleme yapılır.

6.3 Güvenlik duvarı yönetimi

• 6.3.1 Karmaşık, yüksek kullanımlı ağ ortamlarında FortiGate güvenlik duvarlarının kurulumu ve yönetimi konusunda kanıtlanmış deneyim.

• 6.3.2 LAN ve WAN planlama, tasarım, kurulum ve entegrasyon ile ağ trafiğiyle ilgili sorunların giderilmesi konusunda sağlam bilgi.

• 6.3.3 Hizmet, belirlenen hizmet süresi içinde vardiyalı düzenleme sunulur ve hizmet süresi dışında izleme yapılır.

• 6.3.4 Kullanım ve gözlemlenen sorunlar hakkında günlük raporları sunulur; ve

• 6.3.5 Uygulanabilir sertifika: FortiGate Sertifikalı Güvenlik Uzmanı veya sağlanan Güvenlik Duvarı sertifikası.

• 6.3.6 Uzmanlar tercihen ana tedarikçi tarafından sağlanmalı ve tedarikçinin TAC'sine doğrudan erişime sahip olmalıdır.

6.4 Ağ ve Güvenlik Altyapısı uzmanlığı (kablolama personeli dahil)

• 6.4.1 Büyük etkinliklerde BİT kurulumu konusunda kanıtlanmış deneyime sahip profesyonel uzmanlık.

• 6.4.2 LAN/WAN ve dot1x ile ilgili planlama, tasarım, dağıtım, entegrasyon ve destek konularında ileri düzeyde bilgi.

• 6.4.3 Ağ uzmanı, Cisco ve yönlendirme, anahtarlama, spanning tree, dhcp, snmp, netflow, Cisco Prime, Cisco DNAC, SDA ağı gibi diğer ilgili ağ teknolojileri hakkında bilgi sahibi olmalıdır.

• 6.4.4 Ağ güvenliği uzmanı, Cisco ISE, Cisco Umbrella, dot1x, tacacs ve radius gibi güvenlikle ilgili ürünler hakkında bilgi sahibi olmalıdır.

• 6.4.5 Hizmet, belirlenen hizmet süresi içinde vardiyalı düzenlemelerle sunulur ve hizmet süresi dışında izleme yapılır.

• 6.4.6 Tüm kablolama/bağlantı gerekliliklerini karşılayacak yeterli sayıda kablolama personeli; ve 6.4.7 Geçerli sertifikalar: CCNP; Cisco Sertifikalı Ağ Uzmanı (CCNA); Cisco Sertifikalı İnternet Uzmanı (CCIE).

• 6.4.8 Uzmanlar tercihen ana tedarikçi tarafından sağlanmalı ve tedarikçinin TAC'ına doğrudan erişime sahip olmalıdır.

6.5 Wi-Fi uzmanlığı

• 6.5.1 Kullanıcılara en iyi Wi-Fi deneyimini sunmak için yüksek yoğunluklu, karmaşık ve geniş ortamlarda düzenlenen büyük etkinliklerde/konferanslarda kablosuz altyapı kurulumunda kanıtlanmış yetkinlik ve deneyime sahip profesyonel uzmanlık.

• 6.5.2 Planlama, tasarım, kurulum, entegrasyon ve optimizasyon dahil olmak üzere Cisco kablosuz teknolojisi ve radyo frekansı konusunda ileri düzeyde bilgi.

• 6.5.3 Cisco DNA Center, Cisco DNA Spaces, Cisco Prime, Ekahau site survey araçları gibi yönetim yazılımları dahil olmak üzere Cisco ve diğer Wi-Fi ağ teknolojileriyle ilgili araçlara aşinalık ve deneyim.

• 6.5.4 Hizmet, belirlenen hizmet süresi içinde vardiyalı düzenlemelerle sunulur ve hizmet süresi dışında izleme yapılır.

• 6.5.5 Uzmanların, güvenilir bir Wi-Fi ortamını izlemek ve sürdürmek ve uygun şekilde müdahale etmek için modern Wi-Fi analizörleri kullanarak ulusal frekans yönetim otoritesi ile birlikte çalışması beklenmektedir; ve

• 6.5.6 Geçerli sertifikalar: CCIE Enterprise Wireless; CCNA; CCNP; CCIE.

• 6.5.7 Uzmanlar tercihen ana tedarikçi tarafından sağlanmalı ve tedarikçinin TAC'sine doğrudan erişime sahip olmalıdır.

6.6 Donanım desteği

• 6.6.1 Tercihen ekipman tedarikçisi/satıcısı tarafından temin edilir.

• 6.6.2 Tüm ekipmanın kurulumu ve montajının yanı sıra PC görüntüleme/klonlama, bakım, değiştirme ve sökme işlemlerinden (BT ekipmanın güvenli bir şekilde temizlenmesi dahil) sorumludur ve

• 6.6.3 Microsoft SCCM, Microsoft Intune veya benzer sistemlere aşinalık

6.7 Kullanıcı desteği/hizmet masası/yönetici

• 6.7.1 Kullanıcı grupları: Sekretarya personeli, bilgisayar merkezleri, medya merkezi, Wi-Fi kullanıcıları ve ticari hizmetler kapsamındaki kullanıcılar hariç genel katılımcılar.

• 6.7.2 Varışta çekirdek ekibe sınırlı destek sağlanır.

• 6.7.3 Tüm destek/hizmet masası/görevlileri, oturum öncesi atölye çalışmaları ve Konferansın başlamasından bir hafta önce yerinde olmalıdır.

• 6.7.4 Her destek vardiyasında, Microsoft Office programları ve Windows işletim sistemleri konusunda sertifikalı iki Microsoft Office Uzmanı bulunmalıdır:

• 6.7.4.1 Sorun biletleme sistemlerine (BT destek taleplerinin kaydedilmesi, düzenlenmesi ve takibi) aşinalık

• 6.7.4.2 Windows 10, Microsoft Office 365 ve tabletler (ör. 2'si 1 arada cihazlar) dahil olmak üzere, konferansta kullanılan tüm işletim sistemleri ve yazılımlara aşinalık

• 6.7.4.3 Birinci seviye ağ bağlantısı sorunlarını ve yazıcılar, tabletler ve tarayıcılar gibi standart BİT ofis çevre birimlerinin sorunlarını giderme.

7. İş Kalem Listesi (BİT)

Ekipman, yazılım, lisanslar ve elektrikli cihazlar gibi insan kaynakları dışındaki kaynaklar (bir lot, yeterli sayıda birimi ifade eder; kesin sayı, öngörülen katılım, Konferans alanının büyüklüğü, yerleşim planı ve tasarım dikkate alınarak görüşülmelidir).

Tabloların ekine bakınız, Tablo 8.

8. Proje Yönetimi

8.1 BİT Proje yöneticisi

Hükümet, aşağıda belirtilen unsurlar dahil olmak üzere operasyonel uygulamayı denetlemek üzere bir

BİT Proje yöneticisi atar:

• 8.1.1 Hükümetin organizasyon ekibinin bir üyesi olarak yer alınmak,

8.1.2 BMİDÇS Sekretaryası ile irtibat görevini üstlenmek,

8.1.3 Sekretaryaya ilerleme durumu ve sorunlar hakkında düzenli olarak rapor vermek

8.1.4 İlk teknik ziyaretten itibaren projenin sonuna kadar görevde bulunmak

8.1.5 Belgeleme ve proje takibi dahil olmak üzere proje yönetiminden sorumlu olmak ve COP Proje Yöneticisi ile koordineli çalışmak;

8.1.6 Microsoft Project gibi proje yönetim araçlarına aşina olmak;

8.1.7 Çeşitli destek ekiplerindeki vardiya düzenlemelerini denetlemek ve Sekretarya Proje Yöneticisini projeyle ilgili tüm konularda güncel tutmaktan sorumlu olmak;

8.1.8 Benzer kapsam ve zorlukta projelerde kanıtlanabilir deneyime sahip olmak; ve

8.1.9 PMP, Prince2 veya benzeri bir proje yönetimi sertifikasına sahip olmak.

Ek V: Arşivleme

1. Arşivleme

1.1 Hükümet tarafından atanan İrtibat Görevlisinin Sorumlulukları

• 1.1.1 BMİDÇS arşivleme gerekliliklerinin kapsamlı bir şekilde anlaşılması sağlamak; gerektiğinde açıklama oturumları için Yönetim ve Operasyonlar Bölümü / ile irtibat kurmak.

• 1.1.2 Gerekli tüm toplantılar için arşivleme hizmetleri sunmak üzere yeterli personel ve ekipmanın hazır bulunmasını sağlamak.

• 1.1.3 Tüm teknik personelin, post prodüksiyon ve video düzenleme becerileri, analitik ve sorun giderme yetenekleri, rapor yazma becerileri ve işlevsel düzeyde İngilizce bilgisi dahil olmak üzere gerekli uzmanlık yetkinliklerine sahip olmasını sağlamak.

• 1.1.4 Etkinlik boyunca BMİDÇS arşivleme gerekliliklerine tam olarak uyulmasını sağlamak.

• 1.1.5 Sistemlerin tasarımı, yapılandırılması ve test edilmesi, arşivleme kurulumları ve arşivleme süreçleri konusunda Yönetim ve Operasyonlar Bölümü / ile koordinasyon sağlamakve uygulamaya geçmeden önce resmi onay almak.

• 1.1.6 Tüm arşivleme dosyalarının eksiksiz, doğru, uygun şekilde etiketlenmiş ve gerekli teknik standartları karşıladığından emin olmak için hizmet sunumunu denetlemek.

• 1.1.7 Tüm arşiv dosyalarının, her toplantıdan en geç dört saat sonra Yönetim ve Operasyonlar Bölümü'ne zamanında teslim edilmesini sağlamak.

• 1.1.8 Oturum öncesi dönem dahil olmak üzere konferans boyunca arşivleme hizmetleriyle ilgili tüm sorulara derhal yanıt vermek.

• 1.1.9 Herhangi bir teknik sorunun veya tespit edilen eksikliğin derhal çözülmesini koordine etmek.

• 1.1.10 Konferansın sonunda, arşiv dosyalarının tam setini içeren tüm sabit disklerin Yönetim ve Operasyonlar Bölümü'ne / usule uygun şekilde teslim edilmesini sağlamak.

1.2 Arşivleme gereklilikleri ve uyum

• 1.2.1 Arşivleme hizmet sağlayıcısı, Ev Sahibi Ülke Anlaşması eklerinde belirtilen tüm gereklilikleri gözden geçirir ve gerektiğinde Yönetim ve Operasyonlar Bölümü'nden / açıklama talep eder.

• 1.2.2 Hizmet sağlayıcı, etkin bir hizmet sunumu için yeterli personel ve ekipmanın mevcut olmasını sağlayacak şekilde arşivleme hizmetini tasarlar.

• 1.2.3 Hizmet sağlayıcı, uygulamaya geçmeden önce arşivleme sistemi yapılandırmasını, iş akışı şemasını ve arşivleme özelliklerini İnceleme ve Onay için Yönetim ve Operasyonlar Bölümü'ne / sunar.

• 1.2.4 Arşivleme sistemleri, süreçleri ve hizmet yapılandırılması, Yönetim ve Operasyonlar Bölümü / ile koordineli olarak test edilir ve onaylanır. Yönetim ve Operasyonlar Bölümü /, COP'dan makul bir süre

önce test kriterlerini sağlayacaktır. Test sırasında tespit edilen tüm sorunlar, COP'un başlamasından önce tamamlanması için yeterli süre tanınarak uygun ayarlamalar veya yeniden yapılandırmalar yoluyla çözülür.

• 1.2.5 Arşivleme sistemleri ve süreçleri, ancak Yönetim ve Operasyonlar Bölümü'nden / resmi onay alındıktan sonra devreye alınabilir.

• 1.2.6 Ses ve video arşiv materyalleri, BMİDÇS resmi rezervasyon sisteminde belirtilen arşivleme gerekliliklerine uygun olarak, her toplantının bitiminden sonraki dört (4) saat içinde Yönetim ve Operasyonlar Bölümü'ne / teslim edilir.

1.3 Arşiv formatı ve teknik standartlar

• 1.3.1 Ev sahibi yayın şirketi tarafından yönetilen toplantı salonları (ör. genel kurul salonları, basın toplantı salonları) için, salon sesini ve her bir tercüme kanalını ayrı ses parçası olarak içeren video arşiv materyalleri, aşağıda belirtilen asgari teknik özelliklere uygun olarak Yönetim ve Operasyonlar Bölümü'ne / temin edilir.

• 1.3.2 Ev sahibi yayın şirketi tarafından yönetilmeyen diğer tüm toplantı odaları için,

• 1.3.2.1 Salondaki ses arşiv materyalleri ve tüm tercüme dilleri, aşağıda belirtilen minimum teknik özelliklere uygun olarak Yönetim ve Operasyonlar Bölümü / adresine gönderilir.

• o Format: WAV (sıkıştırılmamış PCM)

• o Örnekleme hızı: 48 kHz

• o Bit derinliği: 16 bit veya üzeri

• 1.3.2.2 Her toplantıya ait video arşiv materyalleri, aşağıda belirtilen asgari teknik özelliklere uygun olarak MP4 formatında temin edilir.

• o Kapsayıcı MP4

• o Video kodek H.264

• 1.3.3 Her arşiv dosyası, resmi başlangıçtan resmi sona kadar tüm süreyi kapsayan tek bir toplantı kaydı içerir. Uzun aralar olduğunda kayıtlar ayrı dosyalara bölünür.

• 1.3.4 Tüm arşiv materyalleri doğru, düzgün şekilde etiketlenmiş ve yeterli teknik kalitede olmalıdır.

1.4 Arşiv materyallerinin teslimi

• 1.4.1 Arşiv dosyaları, Yönetim ve Operasyonlar Bölümü / tarafından belirlenen adlandırma kuralları ve dosyalama yapısına uygun olarak etiketlenir ve düzenlenir.

• 1.4.2 Dosyalar, belirlenen bilgi hassasiyeti kategorilerine göre ayrılır ve yetkisiz erişimi önlemek için uygun erişim kontrolleri uygulanır.

• 1.4.3 Hizmet sağlayıcı, konferans operasyonları için ayrılan bant genişliğine ek olarak, Yönetim ve Operasyonlar Bölümü'ne /, sağlayıcının sunucusunda depolanan tüm arşiv dosyalarına özel bant genişliği üzerinden salt okunur erişim izni verir.

• 1.4.4 Tüm arşiv dosyaları, her toplantının bitiminden en geç dört saat sonra, Yönetim ve Operasyonlar Bölümü'nün erişimine açık olması için ana sunucu depolama alanına yüklenir.

• 1.4.5 Yönetim ve Operasyonlar Bölümü'nün ofisindeki iş istasyonunu ana sunucu depolama alanına bağlamak için yeterli ağ kablolaması sağlanır.

• 1.4.6 Yönetim ve Operasyonlar Bölümü tarafından bildirilen tüm hatalar, bildirildikten sonraki iki gün içinde analiz edilir ve çözülür.

• 1.4.7 Yönetim ve Operasyonlar Bölümü ile günlük toplantı düzenlenerek tespit edilen sorunlar gözden geçirilir, çözüm sürecine ilişkin rapor verilir ve gerekli düzeltici eylemler tartışılır.

• 1.4.8 Yönetim ve Operasyonlar Bölümü ile devlet hizmet sağlayıcısı arasında verimli bilgi alışveriş ve durum güncellemeleri için resmi bir MS Teams iletişim kanalı kurulur.

• 1.4.9 Konferansın sonunda, hizmet sağlayıcı, tüm video içeriği, salon ses kaydı ve tüm tercüme kanalları dahil, arşivlenmek üzere tüm toplantı kayıtlarını içeren eksiksiz bir sabit disk setini Yönetim ve Operasyonlar Bölümü'ne teslim eder.

• 1.4.10 Barındırma sunucularında depolanan tüm veriler, konferansın sonunda, Yönetim ve Operasyonlar Bölümü / Arşiv ve Kayıt Yönetimi Ekibinin Yetkisi ve Denetimi altında güvenli bir şekilde silinir.

Ek VI: Tanınmış isimler ve görsel tasarım

İletişim ve tanıtım amacıyla, Konferans "2026 Antalya Birleşmiş Milletler İklim Değişikliği Konferansı" olarak adlandırılmıştır.

Konferansın tasarım ve ortak markalama özellikleri, BMİDÇS Konferansı markalama kılavuzuna uygun olmalıdır. Konferansın tasarımı ve ortak markalaması, BMİDÇS'nin onayını gerektirir.

Ek VII: Kayıt ve Akreditasyon

1. Genel hükümler

Ev sahibi ülke olarak Hükümet, tüm personel (Ev Sahibi Ülke Destek Personeli, Gönüllüler, Teknik personel dahil), davetliler, yetkili personel ve Konferans Mavi Bölgesine erişim gerektiren tüm kişilerin, Ev Sahibi Ülke Anlaşması (HCA) uyarınca verimli, güvenilir ve uygun bir şekilde kayıt ve akreditasyon işlemlerinin yapılmasını sağlar.

2. Yönetim yapısı ve sorumluluklar

2.1 Atanmış birincil irtibat noktaları

Hükümet, tüm kayıt ve akreditasyonla ilgili konular için birincil irtibat noktası olarak bir Kayıt Koordinatörü atar. Kayıt Koordinatörü:

• 2.1.1 Ev Sahibi Ülke Organizasyon Ekibinin bir üyesi olarak görev alır.

• 2.1.2 BMİDÇS Sekretaryası ile irtibat görevlisi olarak hizmet verir.

• 2.1.3 Kayıt taleplerinin zamanında teslim edilmesini, doğrulanmasını ve onaylanması sağlar.

• 2.1.4 Tüm kayıt personelinin denetimini yapar.

• 2.1.5 Güvenlik incelemeleri için hükümet güvenlik birimleriyle koordinasyon sağlar.

• 2.1.6 Ev Sahibi Ülke Misafirlerinin kayıt sürecinin oluşturulması konusunda devlet kurum ve kuruluşlarıyla koordinasyon sağlar.

2.2 Kayıt koordinasyon ve operasyon ekibi

Hükümet, şu hususlardan sorumlu bir Kayıt koordinasyon ve operasyon ekibi kurar.

• 2.2.1 Sunulan kişisel bilgilerin doğrulanması ve onaylanması.

• 2.2.2 Kayıtlı ve akredite edilmiş tüm personelin güvenli ve güncel bir veri tabanının tutulması.

• 2.2.3 Oturum süresince hazır bulunarak, devlet personelinin kaydı ve güvenlik soruşturması süreciyle ilgili sorunların anında çözülmesi.

• 2.2.4 İşgücü ve teknik personel kaydıyla ilgili özel durumlar hakkında Sekretarya ekibiyle ekibiyle iletişim kurulması.

• 2.2.5 Kayıt işlemlerinin konaklama, güvenlik, işgücü, ulaşım, mekân yönetimi ve diğer operasyonel süreçlerlekoordine edilmesi

• 2.2.6 Kayıt personelinin ve kaynaklarının gerekli faaliyetlerinin yerine getirmesinin sağlanması.

3. Kayıt ilkeleri

3.1 Güvenlik ve veri koruma ile uyum

Tüm kayıt prosedürleri, katılım veya konferans operasyonlarında herhangi bir engelin önlenmesi için zamanında işleme alınmasını sağlarken, alınan güvenlik ve veri koruma düzenlemelerine uygun olmalıdır.

3.2 Kayıt gereklilikleri ve süreci

• 3.2.1 Hükümet, Sekretaryanın Çevrimiçi Kayıt Sistemi (ORS) aracılığıyla gönderilen tüm personelin (Ev Sahibi Ülke Destek Personeli, Gönüllüler, Teknik personel) Sekretaryaya iletilmeden önce ulusal güvenlik makamları tarafından incelenip onaylandığından emin olur.

• 3.2.2 Hükümet tarafından kayıtlı kişilerin tüm kişisel verileri, işlemlerin zamanında yapılmasını ve yaka kartlarının zamanında verilmesini sağlamak için ORS aracılığıyla sunulmalıdır.

• 3.2.3 Hükümet, tüm güvenlik destek personelinin zamanında işe alınmasını, ilgili güvenlik makamları tarafından güvenlik kontrolünden geçirilmesini ve ORS'ye sunulmak üzere UNDSS'ye teslim edilmesini sağlar.

• 3.2.4 Hükümet, BMİDÇS Sekretaryası ile yakın işbirliği içinde, yetkili personelin, alan UNDSS'nin Mavi Bölge kontrolü altına girmeden önce mekâna erişebilmesini sağlamak için özel bir süreç başlatır.

3.3 Kayıt için gerekli kişisel verilerin sunulması

• 3.3.1 Hükümet, Konferansın başlamasından en az altı (6) hafta önce, Mavi Bölgeye erişim gerektiren tüm teknik personel, davetliler ve yetkili personelin tam listesini ve ayrıntılarını BMİDÇS'ye sunar.

• 3.3.2 BMİDÇS Sekretaryası, istihdam, sözleşme veya görevlendirme gecikmeleriyle gerekçelendirilebilen geç sunumlara yer vermek üzere Hükümet ile iyi niyetle işbirliği yapar.

4. Proje yönetimi ve operasyonel planlama

Kayıt ve akreditasyon düzenlemeleri, erken planlama, risk azaltma, tanımlanmış sahiplik, izleme, raporlama ve BMİDÇS Sekretaryası ile yakın işbirliği dahil olmak üzere proje yönetimi ilkeleriyle uyumlu olacaktır.

4.1 Kayıt operasyonel planı

Hükümet, Sekretarya ile koordineli olarak bir Kayıt operasyonel planı hazırlar. Plan aşağıda belirtilen unsurları içerir:

• 4.1.1 Kayıt zaman çizelgeleri ve kilometre taşları.

• 4.1.2 Normal, geç veya acil kayıtlar için süreçler.

• 4.1.3 Akreditasyon, işgücü planlaması, güvenlik ve mekân hazırlığı ile karşılıklı bağımlılıklar.

• 4.1.4 İzleme ve raporlama mekanizmaları.

• 4.1.5 Sistem kesintileri veya ekipman arızaları için acil durum düzenlemeleri.

4.2 Kayıt Proje Yöneticisi

• 4.2.1 Hükümet, uçtan uca operasyonel uygulamanın denetlenmesi amacıyla bir Kayıt Projesi yöneticisi atar. Bu görev, şu hususları kapsar: Zaman çizelgelerini, çıktıları ve karşılıklı bağımlılıkları yönetmek.

• 4.2.2 Kayıt tesislerinin ve sistemlerinin işlevselliğini ve hazırlığını sağlamak.

• 4.2.3 Teknik personel kaydı konusunda Kayıt Koordinasyon Ekibi ile koordinasyon sağlamak

• 4.2.4 Sekretaryaya ve Ev Sahibi Ülke Organizasyon Ekibine düzenli olarak rapor vermek.

• 4.2.5 UNDSS kontrolü altında olmadığı dönemde önce ve sonra erişim kontrolü sürecini koordinat etmek.

5. İletişim ve bilgi paylaşımı

5.1 Hükümetin iletişim sorumlulukları

Hükümet, personel sağlayan tüm iç departmanlara aşağıda belirtilen unsurlar dahil olmak üzere açık ve zamanında bilgi verilmesini temin eder:

• Kayıt prosedürleri ve son tarihler.

• Gerekli kişisel veriler ve belgeler.

• Güvenlik soruşturması gereklilikleri.

• Yaka kartıteslim alma prosedürleri.

5.2 Sekretaryanın bilgi ve destek sorumlulukları

BMİDÇS Sekretaryası aşağıda belirtilen unsurları sağlar:

• ORS işlevselliği, son tarihler ve prosedür değişiklikleri hakkında güncellemeler.

• Kayıt istisnaları veya uygunluk sorunları hakkında bildirimler.

• Hükümet kayıt muhatapları ve kayıt memurları için eğitim ve destek

• İstatistik raporları ve kayıtla ilgili diğer güncellemeler.

5.3 Koordinasyon ve iletişim kanalları

Kayıt koordinatörü, hükümet güvenlik makamları, işgücü yönetimi ve Sekretarya arasında etkili iletişim kanalları kurulur.

6. Kayıt materyalleri ve ekipmanlarının temini

6.1 Kayıt malzemelerinin temini

Hükümet, kendi masrafları ile Konferans kaydı ve akreditasyonu için gerekli tüm fiziksel ve teknik malzemeleri temin eder. Bunlar arasında şunlar yer almaktadır:

6.1.1 PVC rozetler

6.1.1.1 CR-100 Yatay (95.000 adet)

• 67 mm (y) x 99 mm (g)

• Önceden delinmiş 5 mm klips deliği

• Güvenlik sıcak damgası "BMİDÇS" (gri/gümüş/metalik)

6.1.1.2 CR-100 Dikey (12.000 adet)

• 99 mm (y) x 67 mm (g)

• Önceden delinmiş 5 mm klips deliği

• "BMİDÇS" güvenlik sıcak baskısı (gri/gümüş/metalik)

6.1.1.3 Boyunluklar (85.000 adet)

• Pantone 2925 C.

• Kordon genişliği en az 20 mm.

• Mavi zemin üzerine beyaz renkli “BMİDÇS” ve web sitesi baskısı, ist剤e bağlı COP logosu.

6.1.1.4 Plastik emniyet kopma mekanizması ve karides kancası ile.

6.2 Kayıt ekipmanının temini

Hükümet, yedek üniteler ve sarf malzemeleri dahil olmak üzere, tabloların Ekinde belirtilen tüm kayıt yazıcılarını ve ilgili ekipmanı temin eder: Tablo 8.

6.2.1 Hükümet, Konferans sırasında eksiklik olması durumunda ilave malzeme temin etmeye hazırdır.

7. Kayıt sistemi entegrasyonu ve performansı

7.1 Entegrasyon

Hükümet, operasyonel verimliliği sağlamak için ORS, analiz modülü ve diğer hükümet platformlarıyla gerekli entegrasyonlara (örneğin, vize amaçlı katılımcı kayıtlarının kontrolü) yönelik iyileştirmeleri finanse eder.

7.2 Entegrasyon için son tarih

Bu iyileştirmelere ilişkin yaklaşım, çıktılar ve zaman çizelgeleri, 30 Nisan 2025 tarihine kadar Sekretarya ile ortaklaşa kesinleştirilir.

8. Risk azaltma ve istisnaî durumlar

8.1 Kayıtla ilgili riskler ve uyum

• 8.1.1 Güvenlik izni gecikmeleri, eksik veriler veya geç personel değişiklikleri dahil olmak üzere kayıtla ilgili olası riskler erken tespit edilir ve Sekretarya ile ortaklaşa ele alınır.

• 8.1.2 Yasal veya güvenlik kısıtlamaları nedeniyle bir kayıt sahibinin güvenlik izni alınamıyor veya işlemleri yapılamıyorsa, Hükümet derhal Sekretaryayı bilgilendirir.

• 8.1.3 Çözülmemiş sorunlar, Ev Sahibi Ülke Anlaşması kapsamında Hükümetin uyumunu etkileyebilir.

8.2 İstisnai ve acil kayıt prosedürleri

Hükümet aşağıda belirtilen hususlar için prosedürler belirler:

• 8.2.1 Acil operasyonel ihtiyaçlar için hızlandırılmış kayıt.

• 8.2.2 Üst düzey onay gerektiren istisnai durumlar.

• 8.2.3 Sistem arızası durumunda acil akreditasyon çözümleri.

9. Hesap verebilirlik ve izleme mekanizmaları

9.1 Ortak ilerleme değerlendirmeleri

Kayıt işlemlerinin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla Hükümet, Sekretarya ve ilgili operasyonel paydaşlar (mekân, güvenlik ve BİT ekipleri dahil) arasında düzenli koordinasyon toplantıları düzenlenir.

9.2 İzleme

Hükümet, başvuruları, onayları, istisnaları ve işlem sürelerini takip etmek için merkezi bir kayıt izleme sistemi kurar.

9.3 Raporlama

Hazırlık dönemi boyunca Sekretaryaya düzenli istatistik raporları sunulur ve yoğun dönemlerde gerektiğinde raporlama sıklığı artırılır.

9.4 Ortak düzeltici eylemler

Kararlaştırılan zaman çizelgelerinden sapmalar, işlem hataları veya güvenlikle ilgili sorunlar, Konferans faaliyetlerinin kesintisiz bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla Sekretarya ile koordineli bir düzeltici eylem sürecini tetikler.

Ek VIII: Vize Kolaylığı ve Verilmesi

1. Genel hükümler

1.1 Vize kolaylaştırma

Ev Sahibi Ülke olarak Hükümet, Taraf delegasyonları, gözlemciler, Birleşmiş Milletler personeli, medya, sivil toplum, gençler ve diğer paydaşlar dahil olmak üzere tüm Konferans Katılımcılarının vize işlemlerini verimli, güvenilir ve ücretsiz bir şekilde tamamlayabilmelerini sağlar. Vize düzenlemeleri, Ev Sahibi Ülke Anlaşması'nın (HCA) 11. maddesine uygun olmalıdır.

1.2 Vize işlem süreleri

Hükümet, hem geleneksel konsolosluk vizeleri hem de elektronik vizeler (e-Vizeler) dahil olmak üzere vize sürelerini ve son başvuru tarihlerini proaktif olarak öngörür. Hükümet, vize işlemlerini hızlandırmak ve katılımı engelleyebilecek gecikmeleri önlemek için tüm önlemleri alır.

2. Yönetim yapısı ve sorumluluklar

2.1 Vize koordinasyon ekibi

Hükümet, aşağıda belirtilen unsurları sağlamak üzere bir iç Vize koordinasyon ekibi kurar:

• 2.1.1 Sunulan belgelerin doğrulanması.

• 2.1.2 Vize verilmesinde tutarlılık sağlanması.

• 2.1.3 Katılımcıların uygunluğunu etkileyebilecek olası sorunlar konusunda Sekretarya ile iletişim kurulması.

• 2.1.4 Konaklama ve diğer lojistik düzenlemelerle uyum.

3. Vize verme ilkeleri

3.1 Katılımcılara vize verilmesi

Hükümet, HCA'nın 11. maddesi uyarınca, ülkeye giriş için vize gerektiren tüm ülkelerden gelen katılımcılara vize verir.

3.2 Kayıt şartları ve süreci

• 3.2.1 HCA'nın 11. maddesi uyarınca, bir katılımcı BMİDÇS Çevrimiçi Kayıt Sistemine kaydolması ve resmi elektronik vize portalı üzerinden eksiksiz bir çevrimiçi vize başvurusu yapması veya Türkiye Cumhuriyeti'nin diplomatik veya konsolosluk temsilciliklerine eksiksiz bir başvuru sunması halinde, vize yedi (7) iş günü içinde verilir.

• 3.2.2 Vize düzenlemelerinde, yerel konsolosluk hizmetlerine erişim olmaması gibi zorlukları göz önünde bulundurularak, katılımcıların yükünü azaltmak amacıyla mümkün olduğunca çevrimiçi vizeye öncelik verilir.

• 3.2.3 Ev Vize veya konsolosluk işlemleri mümkün değilse, Hükümet, aksallıkları önlemek için liman yetkilileri, havayolları ve Sekretarya arasında koordinasyon kurarak giriş. İnançlarında vize verilmesini sağlar.

• 3.2.4 Vizeler ücretsiz olarak verilir ve ilgili idari işlemler de dahil olmak üzere tüm ücretler ve masraflar Hükümet tarafından karşılanır.

• 3.2.5 Tüm vize işlemleri, Konferansın operasyonel ihtiyaçları gözetilerek belirlenmiş prosedürlere ve HCA'nın 11. maddesine uygun olarak yürütülür.

4. Proje yönetimi ve operasyonel planlama

4.1 Vize operasyonel planı

• Hükümet, Sekretarya ile koordineli olarak aşağıda belirtilen unsurları içeren bir Vize operasyonel planı geliştirir:

• 4.1.1 Vize şartları hakkında katılımcıların erken bilgilendirilmesi için zaman çizelgeleri,

• 4.1.2 Tüm katılımcı kategorileri için işlem son tarihleri,

• 4.1.3 Geç varışlar veya acil talepler için acil durum önlemleri,

• 4.1.4 Konaklama, ulaşım, akreditasyon ve güvenlik düzenlemeleriyle karşılıklı bağımlılık,

• 4.1.5 Vize verilmesi, gecikmeler veya istisnaları takip etmek için izleme ve raporlama mekanizmaları.

4.2 Vize Proje Yöneticisi

• Hükümet, aşağıda belirtilen unsurlar dahil olmak üzere operasyonel uygulamayı denetlemek üzere bir Vize Proje yöneticisi atar:

• 4.2.1 Ev sahibi ülke organizasyon ekibinin bir üyesi olarak görev almak,

• 4.2.2 BMİDÇS Sekretaryası ile irtibat görevlisi olarak hizmet vermek,

• 4.2.3 Vizelerin zamanında verilmesini sağlamak, sorunları çözmek ve konsolosluklar, büyükelçilikler ve giriş limanlarıyla koordinasyonu sağlamak,

• 4.2.4 Sekretaryaya ilerleme ve sorunlar hakkında düzenli olarak rapor vermek,

• 4.2.5 Vize başvurularının güvenli ve gizli bir şekilde kayıt altına alınmasını sağlamak,

• 4.2.6 Vize işlemlerinin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak ve acil sorunları ele almak için hükümet, konsolosluk yetkilileri, liman yetkilileri ve Sekretarya arasında düzenli koordinasyon toplantıları düzenlenecektir.

5. İletişim ve bilgi paylaşımı

5.1 Hükümetin iletişim sorumlulukları

• Hükümet, katılımcılara aşağıda belirtilen unsurları sağlar:

• 5.1.1 Vize şartları, başvuru prosedürleri ve son başvuru tarihleri hakkında net bilgiler,

• 5.1.2 Belge sunumu ve kimlik doğrulaması ile ilgili talimatlar,

• 5.1.3 Seyahat, havaalanına giriş prosedürleri ve üst düzey yetkililer için özel düzenlemeler hakkında rehberlik

5.2 Sekretarya bilgi ve destek sorumlulukları

BMİDÇS Sekretaryası, Hükümete aşağıda belirtilen unsurları sağlar:

• 5.2.1 Vize verilmesini etkileyebilecek kayıt değişikliklerine ilişkin güncellemeler,

• 5.2.2 Herhangi bir özel gereklilik veya istisna hakkında bildirimler.

• 5.2.3 Olası aksaklıkları en aza indirmek için vize irtibat noktası, konaklama ekibi, liman yetkilileri ve Sekretarya arasında etkili iletişim kanalları kurulacaktır.

6. Risk azaltma ve istisnalar

6.1 Vize sorunlarının erken tespit edilmesi

Ulusal yasalar veya kısıtlamalar nedeniyle ortaya çıkabilecek olası vize sorunları erkenden tespit edilir ve Sekretarya ile istişare edilerek ele alınır.

6.2 Çözülmemiş vize kısıtlamalarının bildirilmesi

Vize alamayan herhangi bir heyet veya katılımcı derhal bildirilir.

6.3 İstisna ve acil durum prosedürleri

7. Hızlandırılmış işlem, diplomatik kolaylık veya giriş limanlarında acil durum düzenlemeleri dahil olmak üzere istisnaları ele almak için gerekli prosedürler uygulamaya konur.

Hesap verebilirlik ve izleme mekanizmaları

7.1 Ortak ilerleme değerlendirmeleri

Vize işlemlerinin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla Hükümet, Sekretarya ve ilgili operasyonel paydaşlar arasında düzenli koordinasyon toplantıları düzenlenir.

7.2 İzleme

Hükümet, başvuruları, onayları, gecikmeleri ve istisnaları kaydeden merkezi bir vize izleme sistemi kurar.

7.3 Raporlama

Katılımcıların katılımını etkileyen kritik konular hakkında gerçek zamanlı güncellemeler içeren haftalık raporlar Sekretaryaya sunulur.

7.4 Ortak düzeltici eylemler

Hükümet ve Sekretarya, kesintisiz katılımı sağlamak için vize işlemlerinde zaman çizelgesinden sapmalardan kaynaklanan her türlü sorunu aşmak üzere işbirliği yapar.

Ek IX: Mali hizmetler

1. ATM'lerin erişilebilirliği

• Hükümet, oturum öncesi toplantılar ve Konferans süresince Konferans alanında yeterli sayıda otomatik para çekme makinesinin (ATM) bulunmasını sağlar.

• ATM'ler, kesintisiz hizmetin sağlanması için yeterli nakit stoku, bakım ve teknik destek ile tam olarak çalışır durumda.

1.1 Nakit dışı işlem altyapısı

• 1.1.1 Hükümet, katılımcıların konferans tesisleri içinde kredi veya banka kartlarını ve mobil elektronik ödeme yöntemlerini kullanarak nakitsiz işlem yapabilmeleri için gerekli elektronik altyapının kurulmasını sağlar.

• 1.1.2 Altyapı, oturum öncesi toplantıların başlamasından önce test edilir ve çalışır duruma getirilir. Hizmet kesintilerinin önlenmesi amacıyla yedekleme ve acil durum planları da hazır bulundurulur.

2. Proje planlama ve yönetimi

2.1 Mali hizmetler operasyonel planı

Sekretarya ile yakın işbirliği içinde, aşağıda belirtilen unsurları kapsayan bir mali hizmetler operasyonel planı hazırlanır:

• 2.1.1 ATM'lerin ve elektronik ödeme sistemlerinin devreye alınma zaman çizelgeleri.

• 2.1.2 Mekân işletimi, ikram hizmetleri, perakende satış ve katılımcı hizmetleri ile karşılıklı bağımlılıklar.

• 2.1.3 Hükümetin, hizmet sağlayıcıların ve teknik ekiplerin sorumlulukları ve hesap verebilirliği.

• 2.1.4 Olası kesintiler, teknik arızalar ve güvenlik sorunları dahil olmak üzere risk değerlendirmeleri ve risk azaltma önlemleri.

• 2.1.5 Zamanında kurulum ve operasyonel sürekliliği sağlamak için izleme mekanizmaları ve performans göstergeleri.

2.2 Malihizmetler Proje yöneticisi

• 2.2.1 Hükümet, ATM'lerle ilgili her türlü operasyonel sorunun koordinasyonu, devreye alınması, izlenmesi ve zamanında çözülmesinden sorumlu bir Mali hizmetler Proje yöneticisi atar.

• 2.2.2 İlerlemeyi takip etmek, sorunları çözmek ve tüm malihizmetlerin Konferans zaman çizelgesine uygun olarak tam olarak işlevsel olmasını sağlamak amacıyla Hükümet, hizmet sağlayıcılar ve Sekretarya arasında düzenli koordinasyon toplantıları düzenlenir.

• 2.2.3 Malihizmetler Proje yöneticisi, ATM işlevselliği, nakit varlığı ve elektronik ödeme hazırlığı dahil olmak üzere düzenli durum güncellemelerini Sekretaryaya sunacaktır.

3. Hesap verebilirlik ve izleme mekanizmaları

3.1 Ortak ilerleme değerlendirmeleri

Operasyonel plandan herhangi bir sapma, Konferans süresince mali hizmetlerin kesintisiz bir şekilde sunulmasını sağlamak amacıyla ortaklaşa kararlaştırılan bir düzeltici eylem planı aracılığıyla ele alınır.

3.2 İzleme ve raporlama

Hükümet, mali hizmetlerdeki aksaklıkları veya katılımcıların endişelerini derhal gidermek için bir olay raporlama ve müdahale sistemi kurmalıdır.

3.3 Ortak düzeltici eylemler

Zaman çizelgesinden sapmalar veya mali hizmetlerin sağlanamaması, Hükümet ve Sekretarya arasında koordine edilen bir düzeltici eylem sürecini tetikler.

Ek X: Ticari tercüme hizmetleri

1. Tercüme hizmeti sağlayıcısının atanması

Konferansta tercüme hizmetlerinin sunulmasını kolaylaştırmak amacıyla Hükümet, delegasyonların faaliyetleri için hem yüz yüze hem de uzaktan iki dilli tercüman talep etmeleri ve sözleşme yapmaları için bir tercüme hizmeti sağlayıcısı atar. Sunulacak tercüme türleri Simultane, Fısıltı, Ardıl veya İşaret dili olabilir.

BMİDÇS, tercüme hizmeti ve sanal katılım için MS Teams toplantıları sağlar. Hizmet sağlayıcı, tercümanların sağlayıcısından ve yüz yüze veya uzaktan tercüme olup olmadığından bağımsız olarak, tercüme hizmeti verilen tüm toplantılar için bu MS Teams toplantılarına tercüme edilen dilleri ekler. Hizmet sağlayıcının münhasırlık hakkı olmaz; uzaktan tercüme hizmetlerini kullanan katılımcılar ve etkinlik organizatörleri, isterlerse diğer hizmet sağlayıcılarla sözleşme yapma veya kendi tercümanlarını kullanma hakkına sahiptir.

2. Tercüman nitelikleri

Görevlendirilen hizmet sağlayıcı, ulusal veya uluslararası düzeyde sertifikalı, profesyonel ve üst düzey tercümanlar istihdam eder. İngilizce ve/veya Fransızca dillerinden ve/veya bu dillere çeviri yapan uluslararası tercümanlar tercih edilir.

3. Dil kapsamı

Hizmetler, BM'nin altı dilini (Arapça, Çince, İngilizce, Fransızca, Rusça ve İspanyolca) ve mümkün olduğunca çok sayıda diğer dili kapsar.

4. Hizmetlerin rezervasyonu ve erişilebilirliği

Hizmet, oturumların başlamasından en az altı hafta önce Hükümet Konferansı web sitesi üzerinden rezervasyona açılır; böylece delegasyonların önceden yapılan talepleri ile Ek I'de "Oturum öncesi toplantılar için olanaklar" başlığı altında belirtilen Sekretarya kendi oturum öncesi toplantısı için yaptığı talepler alınır ve işleme konur.

Yukarıda belirtilen tercüme bölümünde, çevrimiçi SI/RSI rezervasyon formu yer almalı ve hizmet ücretleri listesi, fazla mesai politikası, iptal politikası ve diğer ilgili şart ve koşullar veya kılavuzlar belirtilmelidir.

5. Taleplerin ve görevlerin yönetimi

Görevlendirilen hizmet sağlayıcı, maliyet tahminleri ve hizmet taleplerine zamanında yanıt verip bunları işleme alır, tercümanların rezervasyonlarını yapıp atamalarını gerçekleştirir, tercümanların konferansa kayıt işlemlerini hükümet aracılığıyla yürütür ve konferans süresince tercümanların görev dağılımını profesyonel bir şekilde yönetir.

6. Tercüme hizmeti danışma masası

Görevlendirilen hizmet sağlayıcıdan, Konferans süresince Hizmet Merkezi Ek 1, paragraf 5.8.4.5'te bu amaçla ayrılmış ticari tercüme hizmeti danışma masası alanını personel ve ekipmanla donatması istenecektir.

Ek XI: Nakliye ve kargo taşımacılığı

1. Genel hükümler

Ev SahibiÜlke Anlaşması'nın 3. maddesinin 9. fıkrası uyarınca, Hükümet, Konferansın düzgün bir şekilde yürütülebilmesi için gerekli tüm malzeme ve ekipmanın Bonn'daki Birleşmiş Milletler ofislerinden Konferans yerine ve oradan geri nakliyesi ile ilgili tüm nakliye masraflarını, sigorta ücretlerini ve ilgili giderleri üstlenir.

2. Nakliyeci ataması

2.1 Nakliyecinin rolü

Hükümet, depoyu işletmek ve Konferans katılımcıları tarafından sözleşme yapılan diğer nakliyecilerden gelen sevkiyatlar ve gönderiler de dahil olmak üzere, Konferans mekânına gelen sevkiyat ve gönderilerin kabul, depolama ve dağıtımını yürütmek üzere bir nakliyeci (“nakliyeci”) atar, buna, Konferans Katılımcıları tarafından sözleşme yapılan diğer nakliyecilerden gelen sevkiyat ve gönderiler de dahildir.

2.2 Sevkiyat ve gönderiler prosedürleri

Sevkiyat ve gönderileri işlemlerini yürütmek üzere kurulan sistem, atanan nakliyeci ve Sekretarya tarafından ortaklaşa hazırlanacak “sevkiyat ve gönderiler” başlıklı bir belgede açıklanacaktır.

2.3 Yerinde bulunma

Nakliyeci, yerinde gelen soruları ve teslimat taleplerini ele almak üzere Konferans alanında bir ofis kurar.

3. Nakliyeci sorumlulukları

3.1 Nakliyeci:

• 3.1.1 Yurtiçi ve yurtdışı taşımacılığı (hava, deniz, kara veya demiryolu ile) gerçekleştirebilen bir nakliye şirketi olmalıdır.

• 3.1.2 BMİDÇS ve katılımcıların gönderileri için gümrükleme hizmetleri ve yerinde işlemler yapabilecek kapasitede olmalıdır.

• 3.1.3 Gümrük faturaları ve gerekli evraklar için geçici ithalat gümrük işlemlerinin tamamında yardımcı olmalıdır.

• 3.1.4 Konferans için belirlenen depoya gönderilen tüm gönderileri yönetmek üzere deneyimli ve uzman acentelerden oluşan dünya çapında bir ağa sahip olmalıdır.

• 3.1.5 Malların teslim alınması, depolanması ve teslimatı, forklift veya diğer uygun yöntemleriyle nakliye araçlarından boşaltılması ve Konferans sonrasında tekrar toplanarak nakliye araçlarına yüklenmesi dahil olmak üzere kapsamlı bir nakliye hizmetleri sunmalıdır; ayrıca boş kasaları/kutuları toplamak ve depolamak için yeterli depolama alanı ve personel sağlamalı ve gerekirse Konferans sonrasında bunları geri göndererek yeniden paketlenip menşe ülkesine nakledilmesini sağlamalıdır.

4. Genel gereklilikler

4.1 Ambalajlama sorumlulukları ve sınırlamaları

Sekretaryanın sevk edilecek ekipman ve malzemeleri, sağlam dosya kutuları (60 x 30 x 35 cm, en fazla 15 kg) veya çeşitli boyutlarda sağlam uçuş kasalarına kolayca paketlenir. Paketlenmiş ekipman ve malzemeler, her iki sevkiyat varış noktasında da merkezi noktalara teslim edilir ve bu noktalardan iade edilir. Bu nedenle, nakliyeci, paketleme/paket açma veya kurum içi toplama/dağıtımdan sorumlu olmaz.

4.2 Noktadan noktaya nakliye hizmetleri

Gönderici, yükleme ve boşaltma işlemleri de dahil olmak üzere Almanya'nın Bonn kentindeki BMİDÇS ofis binalarından konferans mekânına/mekânlarına noktadan noktaya teslim almayı ve tersi yönde teslim etmeyi organize eder.

4.3 Nitelikli personel temini

Nakliyeci, toplama ve teslimat için yeterli sayıda, nitelikli, fiziksel olarak uygun/yetenekli ve yeterli düzeyde İngilizce bilen personel temin eder. Maliyetle ilgili olması halinde, nakliyeci görevlendirilen personelin düzenli ve düzensiz çalışma günlerini/saatlerini belirler.

4.4 Yerinde koordinasyon ve raporlama

Gönderici, Sekretarya ile yakın işbirliği içinde sahadaki tüm sevkiyat ve teslimatları yürütür ve talep edilmesi halinde gerekli istatistikleri temin eder.

4.5 İrtibat kişisinin belirlenmesi

Gönderici, tüm iş emrinden sorumlu olacak şekilde kendi ofisinden bir irtibat kişisi/koordinatör belirler.

4.6 Personelin bilgilendirilmesi ve denetimi

Göndericinin yönetimi/süpervizörü, bilgilendirme amacıyla Sekretarya belirlediği irtibat noktasıyla görüşür ve her sevkiyattan önce personelini kapsamlı bir şekilde bilgilendirmektedir.

4.7 Yerinde depolama ve ofis olanaklarının sağlanması

Gönderici, konferans mekânının içinde bir depolama tesisi (yaklaşık 200 m²) sağlar ve tüm konferans katılımcılarının erişebileceği bir ofis (iki çalışma alanı bulunan belirlenmiş bir kargo kabul masası) işletir.

4.8 Harici depo ve gece nakliyesinin sağlanması

Nakliyeci, normal çalışma saatleri içinde gelen teslimatları kabul etmek üzere konferans mekânı dışında ikinci bir depo olanağı sağlar. Nakliyeci tarafından sunulan hizmet, alınan malların dış depodan konferans mekânının içindeki depolama tesisine (Mavi Bölge) her gün (veya talep üzerine) gece saatlerinde (22:00 ile 06:00 arası) nakliyesini içerecektir.

4.9 Nakliye araçlarının sağlanması

Nakliyeci, 500 kg'dan fazla yük taşıyabilen hidrolik platformlu bir kamyon da dahil olmak üzere, çeşitli boyutlardaki gönderiler için yük asansörü bulunan uygun araçlar temin eder.

4.10 Taşıma ekipmanının temini

Nakliyeci, paletler, palet taşıyıcılar/forkliftler, konteynerler ve mobilyalar için sarma ve sabitleme malzemeleri ile el arabaları gibi ek ekipmanları temin eder. Ayrıca, nakliyeci, her biri 2.000 kg taşıma kapasitesine sahip en az bir forklift ve beş palet kaldırıcı temin eder.

5. Taşıma şekli

Gönderici, Almanya'nın Bonn kentinden Konferans için belirlenen depoya ve tersi yönde en hızlı, en direkt, en ekonomik ve çevre dostu nakliye yöntemini kullanır.

6. Nakliyeci nitelikleri

• Nakliyeci, gümrük işlemlerini yürütebilecek ve Almanya'nın Bonn kentindeki Sekretaryaya iade edilecek eşyaları diğer Katılımcılara ait eşyalardan açıkça ayırt edebilecek niteliklere sahip olmalıdır.

• Nakliyeci, konferanslar, ticaret fuarları veya diğer büyük etkinlikler için sevkiyatları gerçekleştirme konusunda deneyimli olmalıdır.

• Nakliyeci, Birleşmiş Milletler gönderilerini yönetme ve Birleşmiş Milletler mülkiyeti için gümrük prosedürlerini ve diğer muafiyetleri uygulama konusunda deneyimli olmalıdır.

7. Tazminat ve sigorta

7.1 Tazminat

• 7.2 Göndericinin neden olduğu mal hasarı veya kaybı ile göndericinin gecikmeleri veya ihmalleri karşısında Sekretaryaya tam tazminat ödenir. Sigorta

• 7.2.1 Nakliye, teslim alma ve/veya teslimat sırasında sekretarya mülküne (teknik ekipman, konferans ve kayıt ekipmanı, belgeler ve ofis malzemeleri, sergi malzemeleri vb.) gelebilecek her türlü kayıp veya hasar için tam kapsamlı sigorta sağlanır.

• 7.2.2 Tam kapsamlı yasal sorumluluk sigortası sağlanır.

8. Sevkiyat programı, ağırlık ve hacim tahminleri ile varış tarihleri

8.1 Sevkiyat No. 1

8.2 Sevkiyat No. 2

8.3 Sevkiyat No. 3

Nakliye akışı: Giden

8.4 Sevkiyat No. 4

Ek XII: Konferans servis hizmetleri

1. Genel hükümler

1.1 Ücretsiz konferans servis hizmetlerinin sunulması

Hükümet, masrafları kendisine ait olmak üzere, akredite edilmiş tüm Konferans Katılımcılarına ücretsiz, çevre dostu servis hizmetleri sunar.

1.2 Hizmet standartları, süre, kapsam ve sıklık

Bu hizmetler, oturum öncesi toplantıların başlangıcından Konferansın resmi kapanışına kadar sunulur ve aşağıda belirtilen mekânlar arasında sürekli, zamanında, güvenli ve güvenilir ulaşım sağlanır:

• Konferans mekânları.

• Belirlenmiş oteller.

• Resmi etkinlik mekânları; ve

• Sekretarya ile karşılıklı olarak kararlaştırılan diğer alanlar.

• Servis hizmetleri, aşırı yoğunluğu ve gecikmeleri önlemek amacıyla, beklenen katılımcı akışını ve yoğun saatlerdeki talebi karşılayacak sıklıkta düzenlenir.

1.3 Sürdürülebilirlik hedefleri

Mümkün olduğunca, konferansın sürdürülebilirlik hedeflerini desteklemek amacıyla servis filosu elektrikli araçlar (EV), hibrit araçlar veya diğer sertifikalı düşük emisyonlu araçlardan oluşmalıdır. Düşük emisyonlu araçların tam olarak kullanılması mümkün olmadığında, hükümet Servis Operasyon Planında telafi edici önlemek, aşamalı geçiş veya alternatif sürdürülebilirlik uygulamalarını belirtmelidir.

2. Filo bileşimi ve gereklilikleri

2.1 Filo bileşimi

Hükümet, servis filosunun yeterli sayıda aşağıda belirtilen unsurları içermesini sağlar:

• 2.1.1 Otobüsler.

• 2.1.2 Minibüsler.

• 2.1.3 Tercihen elektrikli, hibrit veya diğer düşük emisyonlu büyük kapasiteli araçlar. Diğer araçlar, yalnızca operasyonel kısıtlamalar nedeniyle gerekli olduğu durumlarda ve buna ilişkin gerekçe gösterilmesi halinde.

• 2.1.4 İlk teknik görev ve sonraki planlama oturumlarında belirlenen operasyonel gereklilikleri karşılamak için diğer uygun büyük kapasiteli araçlar.

2.2 Filo gereklilikleri

Tüm araçlar:

• 2.2.1 İyi bir operasyonel durumda tutulmalıdır.

• 2.2.2 Gerektiğinde rampaların veya asansör donanımlı araçların mevcudiyeti dahil olmak üzere ulusal ve uluslararası çevre, güvenlik ve erişilebilirlik standartlarını karşılamalıdır.

• 2.2.3 Ulusal ve yerel düzenlemelere uymalıdır.

• 2.2.4 Güzergâh işaretleri, görünürlük işaretleri ve katılımcı bilgilendirme materyallerini taşımalıdır.

• 2.2.5 Aşırı bekleme sürelerini önlemek ve yoğun saatlerde delegelerin hareketliliğini sorunsuz hale getirmek için yeterli sayıda planlanmalıdır.

3. Elektrikli araç şarj altyapısı

Hükümet, etkinlik mekânları, depolar veya operasyon merkezlerinin yakınında yeterli sayıda şarj istasyonu, hızlı şarj cihazı veya pil değiştirme sisteminin bulunmasını sağlar.

4. Servis ağı ve hizmet standartları

• 4.1 Servis ağı:

Servis ağı şunları içerir:

• 4.1.1 Konaklama alanlarını Mavi Bölgeye ve diğer konferans mekânlarına bağlayan sabit güzergâhlar.

• 4.1.2 Mümkün olduğunda, yoğun saatlerde ekspres güzergâhlar.

• 4.1.3 Konferans müzakere programlarına uygun geç saatlere kadar veya uzatılmış saatlerde sunulan hizmet.

• 4.1.4 Engelli kişiler için erişilebilir ulaşım seçenekleri.

5. Proje yönetimi ve operasyonel planlama

• 5.1 Konferans servisi operasyon planı

İlk teknik heyet ziyaretinin ardından, Sekretarya ile yakın işbirliği içinde bir konferans servisi operasyon planı hazırlanır. Plan aşağıda belirtilen unsurları içerir:

• 5.1.1 Servis filosu, personel ve lojistik düzenlemeler için görevlendirme zaman çizelgeleri.

• 5.1.2 Sürücü programları, eğitim gereklilikleri, vardiya dağılımları ve yedek veya acil durum personel alımı.

• 5.1.3 Güzergâh planlaması, zamanlama ve etkinlik mekânı operasyonları, akreditasyon, güvenlik ve ticari ulaşım hizmetleri ile karşılıklı bağımlılık haritalaması.

• 5.1.4 İniş/Biniş noktaları, yükleme bölgeleri ve trafik akışı yönetimi dahil olmak üzere trafik yönetimi koordinasyonu.

• 5.1.5 Şarj, sahne düzeni ve bakım altyapısı teknik özellikleri.

• 5.1.6 Mekân lojistiği, enerji sağlayıcıları, akreditasyon ve güvenlik ile karşılıklı bağımlılıklar.

• 5.1.7 Gerçek zamanlı hizmet denetimini sağlamak için izlemeyi, yoruluplama ve raporlama mekanizmaları.

• 5.1.8 Trafik aksaklıkları, hava olayları, sürücü eksikliği veya mekanik arızalar için acil durum planları dahil olmak üzere risk değerlendirme ve azaltma önlemleri.

5.2 Ulaşım Proje Yöneticisi

Hükümet, aşağıda belirtilen hususlardan sorumlu olacak bir Ulaşım Proje yöneticisi atar:

• 5.2.1 Genel planlama, güzergâh planlama, filo dağıtım, sürücü operasyonları ve sürdürülebilirlik denetimini yürütmek.

• 5.2.2 Sekretarya, trafik yetkilileri, konaklama koordinatörleri ve diğer ilgili devlet kurumlarıyla koordinasyon sağlamak.

• 5.2.3 Operasyonel plan ve kararlaştırılan zaman çizelgelerine tam uyumun sağlanması.

• 5.2.4 Sekretaryaya düzenli hizmet performansı ve hazırlık raporları sunmak

• 5.2.5 Sürdürülebilirlik hedefleri de dahil olmak üzere operasyonel plan hedeflerinin karşılanmasını sağlamak.

• 5.2.6 Operasyonel verileri ve çevresel ölçütleri içeren düzenli raporlar sunmak.

6. Sürücü gerekliliklerive eğitimi

Tüm sürücüler:

• Tam ehliyet sahibi ve eğitimli olmalıdır.

• İlgili güvenlik izin prosedürlerinden geçmelidir.

• Konferans prosedürleri, güvenlik protokolleri ve acil durum müdahale önlemleri hakkında bilgilendirilmelidir.

• Elektrikli araç kullanımı ve enerji tasarruflu sürüş teknikleri konusunda eğitim almalıdır.

• Yolcu yönetimi ve erişilebilirlik prosedürleri konusunda bilgilendirilmelidir.

• Görevlendirildikleri vardiyalara ve dinlenme süresi şartlarına uymalıdır.

7. İletişim ve bilgi paylaşımı

7.1 Servis hizmeti iletişim kanalları

Hükümet, aşağıda belirtilen unsurlar aracılığıyla servis hizmetlerine ilişkin bilgilerin net bir şekilde aktarılmasını sağlar:

• 7.1.1 COP web sitesi ve mobil uygulaması.

• 7.1.2 Mekânlarda ve otellerde dijital ve fiziksel yönlendirme tabelaları.

• 7.1.3 Sefer değişiklikleri, gecikmeler veya güzergâh değişikliklerine ilişkin gerçek zamanlı güncellemeler.

7.2 Servis güzergahı ve sefer saatleri bilgilerine erişim

Güzergâh haritaları, sefer saatleri ve erişilebilirlik bilgileri, COP web sitesi, uygulaması ve etkinlik alanındaki tabelalar aracılığıyla tüm Katılımcılar tarafından kolayca erişilebilir olmalıdır.

8. Hesap verebilirlik ve izleme mekanizmaları

8.1 Ortak ilerleme değerlendirmeleri

Hükümet, Sekretarya, ulaşım yetkilileri ve hizmet sağlayıcılar arasında, sürdürülebilirlik hedefleri de dahil olmak üzere operasyonel plana göre ilerlemeyi gözden geçirmek üzere düzenli koordinasyon toplantıları düzenler.

8.2 İzleme ve raporlama

Hükümet, ulaşım aksaklıklarını veya katılımcıların endişelerini derhal çözmek için bir olay raporlama ve müdahale sistemi kurar.

8.3 Ortak düzeltici eylem planı

Kararlaştırılantakvimden, filo hazırlığından veya hizmet standartlarından herhangi bir sapma, sürekliliği ve kaliteli hizmeti sağlamak amacıyla ortak bir düzeltici eylem planının devreye alınmasına neden olur.

9. Servis gerekliliklerinin ayarlanması

9.1 Servis operasyonları

Konferans servis güzergâhları, sefer sıklığı, araç sayısı ve çalışma saatleri, operasyonel ihtiyaçları, katılımcı akışını veya güncellenen konferans programlarını yansıyacak şekilde Hükümet ve Sekretarya arasında karşılıklı mutabakatla değiştirilebilir.

9.2 Güç ve şarj altyapısı

Enerji temini, şarj altyapısı veya sürdürülebilirlik protokollerinde yapılması gereken herhangi bir değişiklik, tüm ilgili paydaşlarla mümkün olduğunca erken bir aşamada koordine edilir.

Ek XIII: Ticari ulaşım hizmetleri

1. Genel hükümler

1.1 Ulaşım imkanları

Hükümet, oturum öncesi toplantılar ve Konferans süresince tüm Konferans Katılımcılarının ticari esaslara göre makul fiyatlarla yeterli ulaşım imkânlarından yararlanabilmesini sağlar.

1.2 Servis standartları

Servisler, konferans mekânlarına, resmi etkinliklere ve belirlenmiş otellere zamanında, güvenli ve güvenilir bir şekilde ulaşım sağlamak üzere hizmet verir.

1.3 Sürdürülebilirlik hedefleri

Konferansın sürdürülebilirlik hedeflerini desteklemek amacıyla servis filosu mümkün olduğunca elektrikli araçlar (EV), hibrit araçlar veya diğer sertifikalı düşük emisyonlu araçlardan oluşur.

2. Filo bileşimi ve gereklilikler

2.1 Kiralık filo bileşimi

Kiralanabilecek araç filosu aşağıda belirtilen unsurları içerir:

• 2.1.1 Şoförlü araçlar.

• 2.1.2 Şoförsüz araçlar; ve

• 2.1.3 Katılımcıların farklı ihtiyaçlarını karşılamak için sedan, minivan, minibüs ve otobüs gibi çeşitli kategoriler.

2.2 Kiralama filosu gereklilikleri

Araçlar iyi çalışır durumda tutulmalı, geçerli güvenlik standartlarını karşılamalı ve yerel düzenlemelere uygun olmalıdır.

3. Rezervasyon ve ödeme

3.1 Ulaşım rezervasyonu ve ödemesine erişim

Konferans katılımcıları, COP resmî web sitesinde yayınlanan özel bir e-Portal aracılığıyla ulaşım hizmetlerini temin edebilir ödeme yapabilirler.

3.2 Rezervasyon sistemi gereklilikleri

Rezervasyon sistemi kullanıcı dostu ve güvenli olmalı ve uygun olduğu durumlarda konaklama ve yemek hizmetleri dahil olmak üzere diğer konferans hizmetleriyle entegre olmalıdır.

4. Proje yönetimi ve operasyonel planlama

4.1 Ticari taşımacılık operasyon planı

İlk teknik misyonun ardından, Sekretarya'ile yakın işbirliği içinde bir ticari ulaşım operasyonel planı hazırlanır. Plan aşağıda belirtilen unsurları içerir:

• 4.1.1 Filo kullanılabilirliği için dağıtım zaman çizelgeleri.

• 4.1.2 Acil durum planlaması dahil olmak üzere personel ve sürücü programları.

• 4.1.3 Mekân lojistiği, servis hizmetleri, güvenlik, konaklama ve yemek hizmetleri gibi diğer operasyonel alanlarla olan karşılıklı bağımlılıklar.

• 4.1.4 Hizmet kalitesini, araçların hazır bulunmasını ve sorunların zamanında çözülmesini sağlamak için izleme ve raporlama mekanizmaları.

• 4.1.5 Filo eksiklikleri, trafik aksaklıkları veya öngörülemeyen operasyonel zorluklara yönelik risk değerlendirme ve azaltma önlemleri.

4.2 Ulaşım Proje Yöneticisi

Hükümet, aşağıdaki konulardan sorumlu bir Ulaşım Proje yöneticisi atar:

• 4.2.1 Tüm filo operasyonlarını ve sürücü yönetimini koordine etmek.

• 4.2.2 Sekretarya, hizmet sağlayıcılar ve diğer ilgili devlet kurumlarıyla irtibat kurmak.

• 4.2.3 Operasyonel plana ve kararlaştırılan zaman çizelgesine uyulmasını sağlamak.

• 4.2.4 Filo hazırlığı ve operasyonel performans göstergeleri dahil olmak üzere Sekretaryaya düzenli durum raporları sunmak.

5. Hesap verebilirlik ve izleme mekanizmaları

5.1 Ortak ilerleme değerlendirmeleri

Operasyonel plana göre ilerlemeyi gözden geçirmek, sorunları çözmek ve ulaşım hizmetlerinin zamanında devreye alınmasını sağlamak amacıyla hükümet, hizmet sağlayıcılar ve Sekretarya arasında düzenli koordinasyon toplantıları düzenlenir.

5.2 İzleme ve raporlama

Hükümet, ulaşım aksalıklarını veya katılımcıların endişelerini derhal gidermek amacıyla bir olay raporlama ve müdahale sistemi kurar.

5.3 Ortak düzeltici eylem planı

Operasyonel plandan herhangi bir sapma, konferans katılımcılarına yönelik ulaşım hizmetlerinin sürekliliğini ve kalitesini korumak amacıyla, hükümet ve Sekretarya tarafından ortaklaşa kararlaştırılan bir düzeltici eylem sürecini başlatır.

Ek XIV: Birleşmiş Milletler yetkilileri için ulaşım hizmetleri

1. Genel hükümler

1.1 Ulaşım imkanları

• 1.1.1 Hükümet, masrafları kendisine ait olmak üzere, aşağıda listelenen ulaşım kaynaklarını temin eder.

• 1.1.2 Tüm araçlar 2¹ saat boyunca hazır bulunmalı ve sürücüler, kesintisiz hizmetin sağlanması için düzenli bir vardiya sistemine göre çalışmalıdır.

1.2 Güvenlik ve ruhsat kurallarına uygunluk

Araçlar ve sürücüler, geçerli tüm güvenlik, ruhsat ve operasyonel standartlara uymak zorundadır.

2. Proje yönetimi ve operasyonel planlama

2.1 Ulaşım operasyon planı

Filo yapısı, sürücü görevlendirmeleri, programlar, dağıtım zaman çizelgeleri ve diğer COP operasyonlarıyla olan karşılıklı bağımlılıkları kapsayan ayrıntılı bir Ulaşım operasyon planı, ilk teknik misyonun ardından sekreterlikle yakın işbirliği içinde geliştirilmişelidir.

Plan, asgari olarak aşağıda belirtilen unsurları içerir:

• Araç hazırlık programları ve bakım planları.

• Mekân operasyonları, akreditasyon süreçleri ve Sekretarya tarafından yönetilen iş akışlarıyla uyumlu dağıtım programları.

• Roller, vardiyalar ve sorumluluk alanlarının belirlenmesi ile birlikte eğitimli sürücülerin görevlendirilmesi.

• Araç veya sürücü eksikliği, trafik aksaklıkları veya diğer operasyonel gecikmeler için risk değerlendirmeleri ve acil durum planları.

• Operasyonel sorunlar için raporlama hiyerarşisi, hesap verebilirlik menizmaları ve üst mercilere bildirim prosedürleri.

• Araçların zamanında konuşlandırılması ve etkin kullanımı için performans göstergeleri.

2.2 Ulaşım Proje Yöneticisi

Hükümet, filo ve sürücü görevlendirmelerinden sorumlu birincil yetkili olarak bir Ulaşım Proje yöneticisi atayacak ve programlara, bakım standartlarına ve operasyonel protokollere uyulması sağlanır.

3. Sürücü güvenlik izinleri ve kayıt

3.1 Güvenlik izni

• 3.1.1 Mavi Bölgeye erişim gerektiren sürücüler, ilgili ulusal makamlardan gerekli güvenlik izinlerini almalıdır.

• 3.1.2 Hükümet, araç dağıtımında gecikmeleri önlemek için güvenlik izni süreçlerinin yeterince okken başlatılmasını sağlayar.

3.2 Kayıt süreci

Sürücü bilgileri ve izinleri dahil olmak üzere personel bilgileri, Ek VIII: Kayıt ve Akreditasyon bölümünde belirtildiği üzere Konferansın başlamasından en geç dört (4) hafta önce BMİDÇS Çevrimiçi Kayıt Sistemi aracılığıyla sunulmalıdır.

4. Hesap verebilirlik ve izleme mekanizmaları

4.1 Ortak ilerleme değerlendirmeleri

Atanan hizmet sağlayıcı(lar), uygun olduğu hallerde, Ulaşım operasyonel planının geliştirilmesine, yürütülmesine ve düzenli olarak güncellenmesine katkıda bulunur ve Hükümet ve sekreterlikle koordinasyon toplantılarına katılır.

4.2 İzleme

Araçların hazırlık durumu, sürücülerin mevcudiyeti ve Ulaşım operasyonel planına uyumun izlenmesi amacıyla Sekretarya işbirliği içinde düzenli ilerleme değerlendirmeleri yapılır.

4.3 Raporlama

Hükümet tarafından atanan temas noktası ile Sekretarya arasında, filoyu etkileyen kritik konulara ilişkin gerçek zamanlı güncellemeler içeren düzenli raporlar hazırlanır.

4.4 Ortak düzeltici eylem planı

Belirlenen operasyon planı veya takvimden sapma olması halinde, bu durum ortaklaşa kararlaştırılan bir düzeltici eylem planı aracılığıyla derhal ele alınır.

5. Ulaşım gereklilikleri ve düzenlemeler

Aşağıda belirtilen tablo özetinde listelenen araç ve sürücülerin sayısı, türleri ve dağılımı, Konferansın değişen operasyonel ihtiyaçlarını yansıtmak üzere Hükümet ve Sekretarya arasında karşılıklı mutabakatla değiştirilebilir.

Ek XV: Konferans Katılımcıları için Konaklama

1. Genel hükümler

1.1 Konaklama imkânları ve uygun fiyat

Hükümet, katılımcılara oteller ve konutlar dahil olmak üzere yeterli ve kolay erişilebilir konaklama imkânlarının makul ticari fiyatlarla sunulmasını sağlamakla sorumludur. Konaklama imkânları, Tarafların, gözlemci kuruluşların, medyanın, gençlerin, sivil toplumun, teknik personelin ve tüm akredite katılımcıların çeşitli ihtiyaçlarını ve kaynaklarını yansıtmalıdır.

1.2 Uygun fiyat konaklama imkanları

Hosteller, uygun fiyatlı oteller, üniversite veya yurt tarzı odalar ve düzenlenmiş özel kiralama seçenekleri (hizmetli daireler, kısa süreli kiralamalar, aile yanında konaklama) dahil olmak üzere yeterli sayıda uygun fiyatlı konaklama imkânı, şeffaf ve öngörülebilir fiyatlarla sunulmalıdır.

1.3 Konaklama rezervasyon platformu (e-Portal)

• 1.3.1 Konaklama yönetimi ve rezervasyonuna yönelik merkezi bir platform mümkün olduğunca erken bir aşamada onaylanmalıdır.

• 1.3.2 Platform, tüm resmi konaklama seçeneklerini listelemeli ve müsaitlik durumu, fiyatlandırma, erişilebilirlik özellikleri ve konferans mekânına olan mesafe hakkında gerçek zamanlı bilgi sağlar.

• 1.3.3 Hükümet, konaklama e-Portalı acılığıyla önceden aşağıda belirtilen bilgileri duyurur:

• 1.3.3.1 Rezervasyon ve ödeme son tarihleri; İptal politikaları.

• 1.3.3.2 Giriş ve çıkış prosedürleri.

• 1.3.3.3 Güvenlik izni gerektiren konaklama yerlerine ilişkin gereklilikler.

1.4 Konaklama sektörüyle işbirliği

• 1.4.1 Bu yükümlülükleri yerine getirmek için, Hükümet oteller, pansiyonlar, hizmetli daireler, üniversite yurtları, misafirhaneler ve düzenlemeye tabi özel kiralama platformları dahil olmak üzere tüm konaklama sektörüyle zamanında ve proaktif bir işbirliği başlatır.

• 1.4.2 Yeterli oda mevcudiyetini sağlamak ve erişilebilirlik, sürdürülebilirlik ve kalite standartlarını belirlemek için erken koordinasyon hayati önem taşır.

1.5 Özel bir konaklama ajansının atanması

Etkili yönetim ve denetim için, özel konaklama ajansı aşağıda belirtilen unsurlardan sorumludur:

• 1.5.1 Tüm kategorilerdeki konaklama envanterini birleştirmek.

• 1.5.2 Rezervasyon ve ödeme yapılabilen güvenli bir konaklama e-Portalı geliştirmek ve idame etmek.

• 1.5.3 Yeterli sayıda tek kişilik oda ayırmak.

• 1.5.4 Rezervasyon taleplerini ve tahsisleri yönetmek.

• 1.5.5 Şeffaf, adil ve öngörülebilir fiyatlandırma sağlamak

• 1.5.6 Düşük bütçeli gruplar ve geç gelen operasyonel talepler için özel yedek planlar hazırlamak.

• 1.5.7 Hareket kabiliyeti kısıtlı kişiler de dahil olmak üzere erişilebilirlik ve güvenlik standartlarını sağlamak.

1.6 Tüm konferans katılımcıları için geçerli olan asgari konaklama standartları ve oda tahsis kriterleri

• 1.6.1 Tüm odalar, güvenlik, erişilebilirlik, sürdürülebilirlik ve hijyen ile konferans mekânına yakınlık konularında asgari standartları karşılamalıdır.

Oda gereklilikleri aşağıda belirtilen unsurları dikkate alır:

• 1.6.2 Tek kişilik konaklama, tüm konferans katılımcıları için standart oda tahsis kriteridir.

• 1.6.3 Oturum öncesi toplantı takvimlerine bağlı aşamalı varışlar.

• 1.6.4 Engelli veya hareket kabiliyeti kısıtlı katılımcılar için yeterli sayıda erişilebilir oda.

• 1.6.5 Dahil olan hizmetler ve olanaklar şunları içerir:

• 1.6.5.1 Operasyonel çalışmalara uygun, yüksek hızlı ve güvenli Wi-Fi.

• 1.6.5.2 Erken ayrılmalar ve vardiyalı çalışmaya uygun saatlerde sunulan günlük kahvaltı.

• 1.6.5.3 Değerli eşyalar (ör. pasaportlar, dizüstü bilgisayarlar) için yeterli güvenli oda içi veya resepsiyon dolapları.

• 1.6.5.4 Güvenli ulaşım bağlantıları dahil olmak üzere 24 saat operasyonel destek.

• 1.6.5.5 Erişilebilirlik standartlarına uygun tesisler (ör. basamaksız erişim, asansörler, engelli tuvaletleri).

• 1.6.5.6 Sürdürülebilirlik özellikleri (enerji verimli sistemler, atık azaltma, çevreye duyarlı operasyonlar).

2. Proje yönetimi, operasyonel planlama ve karşılıklı bağımlılıklar

2.1 Konaklama operasyon planı

İlk teknik misyonun ardından, Hükümet tarafından Sekretaryayla yakın işbirliği içinde Kapsamlı Konaklama operasyonel planı hazırlanır. Plan aşağıda belirtilen unsurları içerir:

• 2.1.1 Oda tahsis takvimleri (ön, ara, nihai).

• 2.1.2 Ulaşım, güvenlik, akreditasyon ve mekân operasyonları arasındaki karşılıklı bağımlılıklar.

• 2.1.3 Erişilebilir ve düşük maliyetli konaklama gereklilikleri.

• 2.1.4 Rezervasyon değişiklikleri, iptaller ve ani ihtiyaçlar için prosedürler.

• 2.1.5 Fiyat kuralları uyumu ve müsaitlik taahhütlerini izleme mekanizmaları.

2.2 Konaklama Proje Yöneticisi

Hükümet, aşağıda belirtilen unsurlardan sorumlu bir Konaklama Proje yöneticisi atar:

• 2.2.1 Konaklama sağlayıcılarını koordine etmek,

• 2.2.2 Sekretarya ve ilgili devlet kurumlarıyla irtibat kurmak,

• 2.2.3 Operasyonel planın zamanında uygulanmasını sağlamak,

• 2.2.4 İptaller, erişilebilirlik, fazladan rezervasyon veya katılımcı şikayetleri ile ilgili sorunları yönetmek,

• 2.2.5 Sekreterliğe düzenli ilerleme raporları sunmak.

2.3 Karşılıklı bağımlılıklar

Operasyonel karşılıklı bağımlılıklar aşağıda belirtilen alanlarda ele alınmalıdır:

• 2.3.1 Servis güzergahının belirlenmesi dahil ulaşım planlaması,

• 2.3.2 Güvenlik (VIP konaklama, korunaklı bölgeler),

• 2.3.3 Akreditasyon zaman çizelgeleri (erken varışlar),

• 2.3.4 Mekân çalışma saatleri,

• 2.3.5 Liderler Zirvesi, üst düzey oturumlar ve protokol ile ilgili gereklilikler.

• 2.3.6 Konaklama alanları, servis güzergahları, erişilebilir hareket yolları ve acil durum müdahale planlamasıyla uyumlu olmalıdır.

3. Hesap verebilirlik ve izleme mekanizmaları

3.1 Ortak ilerleme değerlendirmeleri

Konaklama operasyonel planının uygulanmasını izlemek üzere Hükümet, konaklama sağlayıcıları ve Sekretarya arasında düzenli koordinasyon toplantıları yapılır.

3.2 İzleme

Hükümet, konaklama yerlerinin doluluk durumunu, fiyatlandırma kurallarına uyumu, erişilebilirlik ölçütlerini ve katılımcıların geri bildirimlerini takip eden merkezi bir konaklama izleme sistemi kurar.

3.3 Raporlama

Sekretaryaya, katılımcıların konaklamasını etkileyen kritik konular hakkında gerçek zamanlı güncellemeler içeren düzenli raporlar sunulur.

3.4 Ortak düzeltici eylem planı

Oda mevcudiyetinin yetersizliği veya fiyatlandırma usulsüzlükleri gibi kararlaştırılan planlardan önemli ölçüde sapma olması durumunda, Hükümet ve Sekreterlik arasında ortak bir düzeltici eylem süreci başlatılır.

Ek XVI: Ev Sahibi Ülke Destek Personeli³

1. Genel hükümler

1.1 Ev Sahibi Ülke Destek Personelinin (HCSS) İşe Alınması

Hükümet, masrafları kendisine ait olmak üzere, 6. bölümde listelenen pozisyonlar için nitelikli Ev Sahibi Ülke Destek Personeli işe alır ve görevlendirir.

1.2 Çalışma saatleri ve dinlenme

Ev Sahibi Ülke Destek Personeli, COP operasyonlarının etkin bir şekilde yürütülmesi için gerekli olması halinde, bu saatlerin Ev Sahibi Ülkenin iş kanunlarında belirlenen günlük ve haftalık sınırları aşmaması ve yeterli dinlenme molalarının sağlanması koşuluyla, fazla mesai yapabilir.

1.3 Ev Sahibi Ülke Destek Personelinin Davranışları ve Nitelikleri

• 1.3.1 Ev Sahibi Ülke Destek Personeli, profesyonellik, güvenilirlik ve Birleşmiş Milletler değerlerine uygun davranış sergiler.

• 1.3.2 İngilizce dil becerisi zorunludur; Birleşmiş Milletler' in diğer resmi dillerinden birine hâkim olmak tercih sebebidir.

2. Proje yönetimi ve operasyonel planlama

2.1 Ev Sahibi Ülke Destek Personeli operasyonel planı

• 2.1.1 Kapsam, çıktılar, personel profilleri, kilometre taşları ve karşılıklı bağımlılık haritasını içeren ayrıntılı bir Ev Sahibi Ülke Destek Personeli operasyonel planı, ilk teknik misyonun ardından Sekreterlikle yakın işbirliği içinde geliştirilir.

Plan, genel COP İş Gücü planının ayrılmaz bir parçasıdır ve asgari olarak aşağıda belirtilen unsurları içerir:

• 2.1.1.1 Her bir personel kategorisi için işe alım takvimleri,

• 2.1.1.2 İşe alım, oryantasyon ve eğitim programları,

• 2.1.1.3 Raporlama hiyerarşisi, denetim düzenlemeleri ve işlevsel sorumluluklar,

• 2.1.1.4 Ev Sahibi Ülke Destek Personeli rolleri ile Sekretarya liderliğindeki iş akışları arasındaki bağımlılıklar,

• 2.1.1.5 Risklerin belirlenmesi ve azaltılmasına yönelik önlemek (örneğin, işe alım gecikmeleri, güvenlik izni gecikmeleri, personel eksiklikleri),

• 2.1.1.6 Zamanında teslimatın hesap verebilirliğini sağlamak için performans göstergeleri.

³ Sekretarya, her pozisyon için görev tanımlarını sağlayacaktır.

2.2 Ev Sahibi Ülke Destek Personeli Proje Yöneticisi

Hükümet, Ev Sahibi Ülke Destek Personelinin zamanında işe alınması, görevlendirilmesi ve performansını sağlamakla birincil olarak sorumlu yetkili olarak bir Ev Sahibi Ülke Destek Personeli Proje yöneticisi atar.

2.3 Hizmet sağlayıcıların görevlendirilmesi

Ev Sahibi Ülke Destek Personeli yönetimini desteklemek üzere görevlendirilen hizmet sağlayıcı(lar):

• Operasyonel planın geliştirilmesine ve sürdürülmesine katkıda bulunmak,

• Düzenli koordinasyon toplantılarına katılmak,

• İşe alım, eğitim ve görevlendirme verilerini güncel tutmak,

• Kendilerine verilen görevler doğrultusunda sosyal yardım ve iletişim faaliyetlerini yürütmek.

3. Hesap verebilirlik ve izleme mekanizmaları

3.1 Ortak ilerleme değerlendirmeleri

• 3.1.1 Hükümet ve Sekretarya, operasyonel plana göre düzenli ilerleme değerlendirmeleri yapar ve bu değerlendirmelerde aşağıda belirtilen unsurlara odaklanılmışe alım, seçim süreci ve işe başlama,

• 3.1.2 Eğitim sürecindeki ilerleme,

• 3.1.3 Görevlendirme planlaması ve hazırlık durumu,

• 3.1.4 Ortaya çıkan operasyonel riskler,

• 3.1.5 Refah ve davranışla ilgili endişeler.

3.2 İzleme

Hükümet, işe alım, seçme, işe başlama, eğitim, görevlendirme, acil durumlara hazırlık, işe gelmeme, vardiya düzenlemeleri ile refah ve davranışla ilgili geri bildirimlerin durumunu takip eden merkezi bir izleme sistemi kurar.

Sekretarya, işe gelmeme durumları ile refah ve davranışla ilgili geri bildirimler hakkında Hükümet tarafından atanan temas noktalarına zamanında bilgi verir.

3.3 Raporlama

Hükümet ile Sekretarya arasında, Ev Sahibi Ülke Destek Personelini etkileyen kritik konularda gerçek zamanlı güncellemeler içeren düzenli raporlar paylaşılır.

3.4 Ortak düzeltici eylem planı

Kararlaştırılan zaman çizelgesinden, personel sayısından veya teslim edileceklerden herhangi bir sapma olması durumunda, bu durum ortaklaşa kararlaştırılan bir düzeltici eylem planı aracılığıyla ele alınır.

4. Ev Sahibi Ülke Destek Personelinin refahı ve iyiliği

4.1 Genel refah hükümleri

Hükümet, Sekretaryaya yakın işbirliği içinde, ev sahibi ülke destek personeline, yürürlükteki ulusal iş kanunları ve uluslararası standartlara uygun olarak güvenli, sağlıklı ve adil çalışma koşulları sağlanmasını temin eder.

4.2 Refah önlemleri

Aşağıda belirtilen unsurlar dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere uygun refah tedbirleri alınacaktır.

4.2.1 Çalışma saatleri ve dinlenme

• 4.2.1.1 Makul çalışma saatleri ve zorunlu dinlenme molaları.

• 4.2.1.2 Önceden bildirilen, açık ve öngörülebilir vardiya çizelgeleri.

4.2.2 Yemek, su ve mola alanları

• 4.2.2.1 Çalışma saatleri boyunca yeterli yemek ve sıvı alımı sağlanır ve suya erişim her zaman garanti edilir.

• 4.2.2.2 Mola sırasında personeli ağırlayabilecek, hijyenik, güvenli ve yeterli donanıma sahip, personel için ayrılmış yemek alanları.

4.2.3 Sağlık ve güvenlik

• 4.2.4 Tıbbi hizmetlere ve acil durum desteğine erişim,

• 4.2.5 Mekân güvenliği, acil çıkışlar, sıcaklık stresinin azaltılması (gerekliyse) ve raporlama yapıları hakkında bilgilendirme toplantısı.

4.2.6 Üniformalar ve ekipman

• 4.2.6.1 Gerekli durumlarda üniforma veya tanımlayıcı giysilerin sağlanması; bu giysilerin verilen rollere uygun şekilde rahatlık, kullanışlılık ve görünürlük sağlaması.

• 4.2.6.2 Personelin görevlerini etkin bir şekilde yerine getirmesi için yeterli çalışma alanı, ekipman ve BT kaynakları.

4.2.7 Ulaşım

Gerektiğinde, Hükümet özellikle erken/geç vardiyalar veya uzak tesisler için, güvenli ulaşım imkânları sağlar.

4.2.8 Endişe ve sorun bildirim mekanizması

• 4.2.8.1 Hükümet, personelin refah, güvenlik veya çalışma koşullarıyla ilgili endişelerini dile getirebileceği bir mekanizma kurar ve bu endişeleri Sekretaryayla işbirliği içinde derhal ele alır.

• 4.2.8.2 Ev Sahibi Ülke Desteği Personel, BMİDÇS Davranış Kuralları, Ev Sahibi Ülke Davranış Kuralları ve bildirim mekanizmaları konusunda eğitim alır.

• 4.2.8.3 Refahla ilgili hususlar, risk değerlendirmeleri ve risk azaltma stratejileri de dahil olmak üzere operasyonel plana dahil edilir ve operasyonel ihtiyaçlara göre düzenli olarak güncellenir.

5. Güvenlik izinleri, kayıt ve akreditasyon

5.1 Güvenlik izni

Tüm Ev Sahibi Ülke Destek Personeli, ilgili ulusal makamlardan gerektiği güvenlik izinlerini alınmalıdır.

5.2 Kayıt

5.3 Akreditasyon

5.3.1 Kişisel verilerin sunulması.

5.3.2 Uygun olduğu hallerde kimlik doğrulama ve güvenlik izni süreçlerinin tamamlanması.

5.3.3 Zorunlu eğitimlerin tamamlanması (Davranış Kuralları, oryantasyon, göreve özgü modüller).

6. Personel gerekliliklerinde yapılan değişiklikler

Aşağıda listelenen Ev Sahibi Ülke Destek Personelinin (HCSS) sayısı ve kategorileri, nihai iş kapsamı, değişen operasyonel ihtiyaçlar ve operasyonel plandaki güncellemelerle uyumu sağlamak amacıyla Sekretarya ve Hükümet arasında karşılıklı mutabakatla değiştirilebilir.

Ev Sahibi Ülke Destek Personeli gerekliliklerinin nihai revizyonu 30 Haziran 2026 tarihine kadar sunulmalıdır. Yukarıdakilerde yapılacak değişiklikler yalnızca istisnai durumlarda ve her bir vaka ayrı ayrı değerlendirilerek kabul edilecektir.

Ek XVII: Gönüllüler

1. Genel hükümler

1.1 Gönüllülerin seferber edilmesi

Hükümet, COP operasyonlarının etkili ve zamanında yürütülmesini desteklemek üzere, masrafları kendisine ait olmak üzere yeterli sayıda nitelikli Gönüllüyü seferber edecek, eğitecek ve hazır bulunduracaktır.

1.2 Çalışma saatleri ve dinlenme

Gönüllülerden, yoğun operasyon dönemlerinde fazla mesai yapmaları istenebilir; ancak bu saatlerin, gönüllü hizmetine ilişkin Hükümet kanunlarına uygun olması ve yeterli dinlenme molalarının sağlanması şarttır.

1.3 Gönüllülerin davranışları ve nitelikleri

• 1.3.1 Gönüllüler, profesyonellik, güvenilirlik ve Birleşmiş Milletler değerlerine uygun davranış sergiler.

• 1.3.2 Halkla etkileşim gerektiren görevler için akıcı İngilizce bilgisi zorunludur; Birleşmiş Milletler'in diğer resmi dillerinden birine hâkim olmak tercih sebebidir.

2. Proje yönetimi ve operasyonel plan

2.1 Gönüllü operasyon planı

İlk teknik heyet ziyaretinin ardından Hükümet ve Sekreterlik tarafından ortaklaşa bir Gönüllü operasyon planı hazırlanır.

Plan, genel COP İş Gücü operasyonel planının ayrılmaz bir parçasıdır ve asgari olarak aşağıda belirtilen unsurları içerir:

2.1.1 Kapsam ve çıktılar

• 2.1.1.1 İşlevsel alanlar ve operasyonel ihtiyaçlarla bağlantılı olarak gerekli gönüllü kategorileri ve sayıları.

• 2.1.1.2 Her gönüllü kategorisi için rol profilleri, görevler ve beklenen çıktılar.

• 2.1.1.3 Gerekli beceriler, dil yeterlilikleri ve fiziksel veya teknik gereklilikler.

2.1.2 Zaman çizelgeleri

• 2.1.2.1 Harekete geçirme ve tanıtım takvimi.

• 2.1.2.2 Değerlendirme, seçim ve işe alım zaman çizelgeleri.

• 2.1.2.3 Oryantasyon, davranış kuralları ve mekâna özgü eğitim programları.

• 2.1.2.4 Görevlendirme ve vardiya planlama çerçevesi.

2.1.3 Yönetim ve denetim yapısı

• 2.1.3.1 Raporlama hiyerarşisi, denetim düzenlemeleri ve günlük koordinasyon mekanizmaları.

• 2.1.3.2 Görevlendirilmiş Gönüllü Koordinatörlerinin belirlenmesi.

• 2.1.3.3 Katılım, performans ve davranışları izleme prosedürleri.

2.1.4 Karşılıklı bağımlılık haritası

Gönüllü fonksiyonları ile aşağıda belirtilen unsurlar arasındaki bağımlılıkları belirleyen ayrıntılı bir matris:

• 2.1.4.1 COP Ortak Hükümet ve BM Operasyon ekibi iş akışları.

• 2.1.4.2 Ev Sahibi Ülke Destek Personeli (HCSS).

• 2.1.4.3 Teknik hizmet sağlayıcıları.

• 2.1.4.4 Güvenlik, emniyet, ulaşım, etkinlik mekânı işletimi ve akreditasyon süreçleri.

2.1.5 Risk Yönetimi

Aşağıda belirtilen unsurlar için risk belirleme ve azaltma önlemleri alınır:

• 2.1.5.1 Mobilizasyon eksiklikleri.

• 2.1.5.2 Katılım göstermeme veya devamsızlık oranlarının yüksek olması.

• 2.1.5.3 Yetersiz dil veya işlevsel beceriler.

• 2.1.5.4 Refah veya güvenlikle ilgili endişeler.

• 2.1.5.5 Geç akreditasyon veya erişim zorlukları.

2.1.6 Performans göstergeleri

Operasyonel plan, gönüllülerin hazırlık durumunu ve operasyonel güvenilirliği izlemek için aşağıda belirtilen unsurlar dahil olmak üzere KPI'ları (Anahtar Performans Göstergeleri) içerir:

• 2.1.6.1 Seferberlik tamamlanma oranı.

• 2.1.6.2 Eğitim tamamlanması ve katılım.

• 2.1.6.3 Dağıtımın zamanında yapılması ve görevlerin yerine getirilmesi.

• 2.1.6.4 Yönetici memnuniyeti matrisi.

• 2.1.6.5 Olayların, şikayetlerin ve çözümlerin raporlanması.

2.2 Gönüllü Proje Yöneticisi

Hükümet, gönüllülerin zamanında seferber edilmesi, eğitilmesi, görevlendirilmesi ve refahının sağlanmasından sorumlu birincil yetkili olarak bir Gönüllü Proje yöneticisi atar.

2.3 Hizmet sağlayıcıların katılımı

Gönüllü yönetimini desteklemek üzere görevlendirilen hizmet sağlayıcı(lar) aşağıdakileri yerine getirir:

• Operasyonel planın geliştirilmesine ve sürdürülmesine katkıda bulunmak,

• Düzenli koordinasyon toplantlarına katılmak,

• İşe alım, eğitim ve görevlendirme verilerini güncel tutmak,

• Kendilerine verilen görevler doğrultusunda sosyal yardım ve iletişim faaliyetlerini yürütmek.