3. Hesap verebilirlik ve izleme mekanizmaları

3.1 Ortak ilerleme değerlendirmeleri

Hükümet ve Sekretarya, operasyonel planın uygulanmasını izlemek üzere iki haftada bir (veya karşılıklı olarak kararlaştırılan sıklıkta) ilerleme değerlendirme toplantıları düzenleyecek ve bu toplantılarda aşağıda belirtilen konulara odaklanır:

3.1.1 Hareketlendirme ve seçim durumu.

3.1.2 Eğitimdeki ilerleme.

3.1.3 Görevlendirme planlaması ve hazırlık durumu.

3.1.4 Ortaya çıkan operasyonel riskler.

3.1.5 Refah ve davranışla ilgili endişeler.

3.2 İzleme ve raporlama

Gönüllüleri etkileyen kritik konular hakkında gerçek zamanlı güncellemeler içeren düzenli raporlar Sekreterliğe sunulur.

3.3 Ortak düzeltici eylem planı

Kararlaştırılan personel sayıları, zaman çizelgeleri, eğitim seviyeleri veya çıktılardan herhangi bir sapma, eylemlerin ve sonuçların ortak olarak izlendiği, ortaklaşa kararlaştırılmış bir düzeltici eylem planını tetikler.

4. Gönüllülerin refahı ve iyiliği

4.1 Genel refah hükümleri

Hükümet, Sekretaryaya yakın işbirliği içinde, gönüllülere gönüllülüğü düzenleyen ulusal yasalar ve uluslararası iyi uygulamalarla uyumlu, güvenli, sağlıklı ve adil çalışma koşulları sağlanması temin eder.

Refah hükümleri şunları içerir:

4.2 Refah önlemleri

Aşağıda belirtilen unsurlar dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere uygun refah önlemleri alınır:

4.2.1 Çalışma saatleri ve dinlenme

4.2.1.1 Makul çalışma saatleri ve zorunlu dinlenme molaları,

4.2.1.2 Önceden bildirilen, açık ve öngörülebilir vardiya çizelgeleri,

4.2.2 Yemek, su ve mola alanları

4.2.2.1 Vardiyalar sırasında yeterli yemek veya yemek ödeneği sağlanması,

4.2.2.2 Güvenli içme suyuna sürekli erişim,

4.2.2.3 Gönüllüler için ayrılmış, hijyenik tuvalet, dinlenme ve mola alanları.

4.2.3 Sağlık ve Güvenlik

4.2.3.1 Tesis içinde tıbbi hizmetlere ve acil durum desteğine erişim.

• 4.2.3.2 Mekân güvenliği, acil çıkışlar, sıcaklık stresinin azaltılması (gerekliyse) ve raporlama yapıları hakkında bilgilendirme.

4.2.4 Ulaşım

Gerekli olduğu durumlarda, özellikle erken/geç vardiyalar veya uzak tesisler için Hükümet güvenli ulaşım düzenlemeleri sağlar.

4.2.5 Üniformalar ve ekipman

• 4.2.5.1 Gönüllü üniformaları, yelekleri veya kimlik giysilerinin sağlanması.

• 4.2.5.2 Görev için gerekli olan uygun ekipman veya malzemeler (örneğin, danışma masası gönüllüleri için tabletler).

4.2.6 Endişe ve sorun bildirim mekanizması

• 4.2.6.1 Hükümet, gönüllülerin refah, güvenlik veya çalışma koşullarıyla ilgili endişelerini dile getirebilecekleri bir mekanizma kuracak ve bu endişeleri Sekretaryayla koordineli olarak derhal ele alır.

• 4.2.6.2 Gönüllüler, BMİDÇS Davranış Kuralları, Ev Sahibi Ülke Davranış Kuralları ve bildirim mekanizmaları konusunda eğitim alır.

• 4.2.6.3 Refahla ilgili hususlar, risk değerlendirmeleri ve risk azaltma stratejileri de dahil olmak üzere Proje Planına dahil edilir ve düzenli olarak güncellenir.

5. Güvenlik izinleri, kayıt ve akreditasyon

5.1 Güvenlik izinleri

Gönüllüler için ulusal güvenlik prosedürlerinin geçerli olduğu durumlarda, Hükümet, görevlendirmede gecikmeleri önlemek için güvenlik izni süreçlerinin yeterince erken başlatılmasını sağlar.

5.2 Kayıt

Ek VII: Kayıt ve Akreditasyon, belirtildiği üzere, COP Mavi Bölgesine erişim gerektiren gönüllüler, Konferansın açılışından en geç altı (6) hafta önce BMİDÇS Çevrimiçi Kayıt Sistemine (ORS) kayıt yapırmalıdır.

5.3 Akreditasyon

Gönüllüler, ancak aşağıda belirtilen koşulların sağlanmasından sonra akreditasyon konferans yaka kartlarını alabilirler:

• 5.3.1 Kişisel verilerin sunulması.

• 5.3.2 Uygun olduğu hallerde kimlik doğrulama ve güvenlik izni süreçlerinin tamamlanması.

• 5.3.3 Zorunlu eğitimlerin tamamlanması (Davranış Kuralları, oryantasyon, role özgü modüller).

6. Gönüllü gerekliliklerinde yapılan değişiklikler

6.1 Gönüllü sayıları ve kategorilerinde değişiklik

Gönüllülerin sayısı ve kategorileri, aşağıda belirtilen unsurlar dikkate alınarak Hükümet tarafından değiştirilebilir:

6.1.1 Nihai mekân düzenleri,

6.1.2 Gözden geçirilmiş operasyonel kapsam ve ihtiyaçlar,

6.1.3 Güvenlik gereklilikleri,

6.1.4 Güncellenmiş proje planı aşamaları.

Aşağıda, belirtilen işlevsel alanlarla sınırlı olmamak üzere, gönüllü kategorileri ve hizmet süreleri gösterilmiştir; nihai dağılım ortaklaşa belirlenir.

6.2 Revize edilmiş gönüllü gerekliliklerinin kesinleştirilmesi ve onaylanması

Gözden geçirilmiş gönüllü gereklilikleri, genel operasyonel zaman çizelgesinde kararlaştırılan tarihe kadar kesinleştirilmeli ve sunulmalıdır. Bu son tarihten sonra yapılacak değişiklikler yalnızca istisnai durumlarda kabul edilir. Nihai gönüllü sayıları, mekân erişimi, güvenlik, ulaşım ve operasyonel gerekliliklerle uyumlu olacak şekilde en geç 30 Haziran 2026 tarihine kadar kararlaştırılır.

Yol bulma ve mekân hizmetleri için navigasyon desteği

2-20 Kasım 2026

Ek XVIII: Yemek hizmetleri (Catering)

1. Genel hükümler

1.1 Yemek hizmetlerinin sağlanması

Hükümet, masrafları kendisine ait olmak üzere, Konferans alanında yeterli, güvenli ve iklim dostu yemek hizmeti sağlar. Konferans süresince hizmetlerin sorunsuz ve kesintisiz bir şekilde sunulmasını sağlamak için yeterli insan, teknik ve lojistik kaynaklar tahsis edilir. Mümkün olduğunca nakit para gerektirmeyen yemek sistemlerine öncelik verilmelidir.

1.2 Yemek hizmetlerinin uygun fiyatlılığı ve erişilebilirliği

1.2.1 Yemek hizmetleri, COP katılımcılarının çeşitliliği göz önünde bulundurularak uygun fiyatlarla sunulur.

1.2.2 Kapsayıcılık ve erişilebilirliği sağlamak için Konferans alanının genelinde düşük maliyetli yemek seçenekleri sunulur.

1.3 Beslenme, kültürel ve iklimle ilgili hususlar

Yemek hizmetleri:

1.3.1 Uluslararası katılımcıların dini inançlarına ve beslenme gerekliliklerine saygı gösterir.

1.3.2 Bol miktarda vejetaryen, vegan, glütensiz ve alerjenlere duyarlı alternatifler sunar.

1.3.3 Sunulan yiyecek ve içeceklerin iklim ayak izinin asgari düzeyde olmasını sağlarken, aynı zamanda uygun fiyat, yeterli miktarda bulunabilirlik ve menü çeşitliliğini korur.

1.3.4 Konferans programına uygun çalışma saatlerini sürdürür ve makul bir bildirim süresi ile çalışma saatlerini uzatma imkânı sunar.

1.3.5 Sekretarya tarafından önerilen konseptlere uygun olarak, başlıca yemek servis noktalarında uluslararası menüler sunar.

2. Proje yönetimi ve operasyonel planlama

2.1 Yemek hizmeti operasyonel planı

Ek I'de atıfta bulunulan personel, tedarik, menüler, hizmet programları, ekipman dağıtımı, mutfaklar ve diğer Konferans faaliyetleriyle olan karşılıklı bağımlılıkları kapsayan bir ikram operasyonel planı, ilk teknik heyet ziyaretinin ardından Sekretaryayla yakın işbirliği içinde hazırlanır.

Plan, asgari olarak aşağıda belirtilen unsurları içerir:

• 2.1.1 Ek I'de atıfta bulunulan 1-3 adet büyük ölçekli ticari catering mutfak için tasarım, inşaat, kepileme ekipman, iş akışı, güvenlik, operasyonel ve hijyen gerekliliklerinin analizlerini belirtmek.

• 2.1.2 Catering personeli ve teknik personel için işe alın ve görevlendirme zaman cizelgeleri.

• 2.1.3 İklim etkisi, beslenme gereklilikleri, uygun fiyat ve çeşitlilik hususlarının dikkate alınmasını sağlayan menü planlama ve tedarik programları.

• 2.1.4 Konferans oturumları, yoğun dönemler ve Sekretarya tarafından düzenlenen etkinliklerle uyumlu operasyonel programlar.

• 2.1.5 Mekân işletimi, lojistik, güvenlik ve BMİDÇS hizmet standartları ile karşılıklı bağımlılık haritası.

• 2.1.6 Zamanında teslimat, kalite ve katılımcı memnuniyeti için performans göstergeleri.

• 2.1.7 Personel eksikliği, tedarik kesintileri veya ekipman arızaları için risk değerlendirmesi ve acil durum planları.

• 2.1.8 Operasyonel sorunlar için net raporlama hatları, hesap verebilirlik mekanizmaları ve üst mercilere bildirim prosedürleri.

2.2 Catering Proje yöneticisi

Hükümet, yemek hizmetlerinin planlanması, koordinasyonu ve izlenmesinden birincil olarak sorumlu yetkili olarak bir Catering Proje yöneticisi atayacaktır.

2.3 Hizmet sağlayıcının katılımı

Atanan hizmet sağlayıcı(lar), uygun olduğu durumlarda, İkram operasyonel planının geliştirilmesine, yürütülmesine ve düzenli olarak güncellenmesine katkıda bulunur ve Hükümet ile Sekretarya arasında yapılacak koordinasyon toplantılarına katılır.

3. Hesap verebilirlik ve izleme mekanizmaları

3.1 Ortak ilerleme değerlendirmeleri

Personel alımı, menü hazırlığı ve fiyatlandırma, tedarik zincirinin hazırlığı ve hizmet kalitesinin zamanında sağlanması için Sekretaryaya düzenli ilerleme değerlendirmeleri yapılır.

3.2 İzleme

Hükümet, talep üzerine siparişleri ve teslimatları, fiyatlandırma kurallarına uyumu ve katılımcıların geri bildirimlerini takip eden merkezi bir catering izleme sistemi kurar.

3.3 Raporlama

Katılımcıların yemek hizmetinden aldıkları deneyimi etkileyen kritik konularda gerçek zamanlı güncellemeler içeren düzenli raporlar Sekreterliğe sunulur.

3.4 Ortak düzeltici eylem planı

Gecikmeler veya hizmet eksiklikleri dahil olmak üzere İkram operasyon planından sapmalar, ortaklaşa kararlaştırılan bir düzeltici eylem planı aracılığıyla ele alınacaktır.

4. Güvenlik izinleri, kayıt ve akreditasyon

4.1 Güvenlik izinleri ve ulusal güvenlik soruşturması

Mavi Bölgeye erişim gerektiren ikram hizmetleri teknik personeli, ilgili ulusal makamlardan gerekli güvenlik izinlerini almalıdır.

4.2 Kayıt

Personel bilgileri, Ek VIII: Kayıt ve Akreditasyon bölümünde belirtildiği üzere, Konferansın başlamasından en az altı (6) hafta önce BMİDÇS Çevrimiçi Kayıt Sistemi aracılığıyla sunulmalıdır.

4.3 Akreditasyon

Yemek hizmetleri teknik personeli, ancak aşağıda belirtilen koşulların yerine getirilmesinden sonra konferans akreditasyon yaka kartını alabilir:

4.3.1 Kişisel verilerin sunulması,

4.3.2 Uygun olduğu hallerde kimlik doğrulama ve güvenlik izni süreçlerinin tamamlanması.

5. Ek operasyonel gereklilikler

5.1 Tabelalar ve bilgiler

Tüm yemek hizmeti noktaları, menüler, fiyatlar ve beslenme bilgileri (ör. vegan, vejetaryen, glütensiz) dahil olmak üzere, katılımcılar için açıkça görülebilen İngilizce tabelalar sağlar.

5.2 Katılımcı akışı ve hizmet verimliliği

Tüm yemek alanları, katılımcı akışının sorunsuz olmasını sağlamak, sıra bekleme sürelerini en aza indirmek ve yoğun dönemlerde hizmet verimliliğini korumak için tasarlanır ve yönetilir.

5.3 Sürdürülebilirlik

İklim dostu ve çevreye duyarlı uygulamalar doğrultusunda, mümkün olduğunca sürdürülebilir ambalajlar, mutfak eşyaları ve servis malzemeleri kullanılır.

5.4 Sağlık, güvenlik ve operasyonel esneklik

Yemek hizmetleri, geçerli tüm sağlık, güvenlik ve hijyen standartlarına uygundur. Operasyonlar, yoğun dönemlere, öngörülemeyen değişikliklere veya özel taleplere uyum sağlayacak esnekliği içerir ve hizmetin sürekliliğini ve kalitesini sağlar.

6. Yemek hizmeti gerekliliklerinde yapılan değişiklikler

Yemek hizmetlerinin sayısı, türü ve kapsamı, operasyonel ihtiyaçları, katılımcıların gerekliliklerini veya güncellenen konferans programlarını yansıtacak şekilde, Hükümet ve Sekretilar arasında karşılıklı mutabakatla değiştirilebilir.

7. Yemek hizmetleri konsepti örneği

Aşağıda bir yemek hizmeti konsepti örneği özetlenmiştir. Bu örnek, Yemek Hizmeti Operasyon Planı'nda belirlenen ve Sekretaryayla istişare edilerek operasyonel ihtiyaçlar, katılımcıların gereklilikleri ve alanın uygunluğuna göre değiştirilebilir.

7.1 Food court tipi mekân düzeni

7.1.1 Çeşitli yemek seçeneklerini aynı anda sunmak için birden fazla banko veya istasyon sağlamak.

7.1.2 Ek I'de belirtildiği gibi bir adet food court tipi mekân düzeni.

7.1.3 2-20 Kasım 2026 tarihleri arasında hizmet verir.

7.1.4 08:00 ile 19:00 saatleri arasında açıktır.

7.2 Restoranlar

7.2.1 Ek I'de belirtildiği üzere üç ila dört restoran.

7.2.2 Restoranlardan biri 2-20 Kasım 2026 tarihleri arasında; diğeri 7-20 Kasım 2026 tarihleri arasında faaliyete girer.

7.2.3 Restoranlardan ikisi 08:00 ile 22:00 saatleri arasında (makul bir süre önceden bildirilmesi halinde çalışma saatleri uzatılabilir); bir restoran ise 10:00 ile 20:00 saatleri arasında açıktır.

7.3 Al-götür kahve noktaları

7.3.1 Sıcak ve soğuk içeceklerin yanı sıra atıştırmalıklar ve sandviçler sunan çeşitli "al-götür" kahve noktaları.

7.3.2 Beş kahve noktası 2-20 Kasım 2026 tarihleri arasında; geri kalan noktalar ise 7-20 Kasım 2026 tarihleri arasında hizmet verir.

7.3.3 Beş kahve noktası 08:00-22:00 saatleri arasında; iki-üç kahve noktası 08:00-22:00 saatleri arasında (uzatma esnekliği ile); geri kalan noktalar 08:00-20:00 saatleri arasında açıktır.

7.4 Etkinlik ve yan etkinlikler

7.4.1 Yemek hizmetleri, etkinliğe uygun belirlenmiş bir alanda sağlanır, ancak yan etkinlik salonlarının içinde sunulmaz.

7.4.2 Etkinlik organizatörünün talebi üzerine, hizmetler kokteyl veya oturmalı formatta sunulabilir.

7.4.3 Davetlilere ikramların sunulmasından etkinlik organizatörü sorumludur.

7.4.4 Yiyecek-içecek siparişleri ve ödemeleri, COP resmî web sitesinde yayınlanan özel bir e-Portal üzerinden yapılır.

7.4.5 İlgili tüm masraflar etkinlik organizatörü tarafından karşılanır.

7.5 Toplantı ve konferans salonları için su hizmetleri

7.5.1 Tüm toplantı odalarında yeterli sayıda ve kolay erişilebilir; su sebilleri bulunmalıdır.

• 7.5.2 BMİDÇS'nin talebi üzerine, konferans salonlarındaki ana masada şişelenmiş su veya alüminyum kutuda şişelenmiş su ile bardaklar sunulur.

• 7.5.3 İlgili tüm masraflar Hükümet tarafından karşılanır.

7.6 Açılış töreni, üst düzey oturum, VIP salonu

• 7.6.1 Yemek hizmetleri, belirlenen alanda sağlanır.

• 7.6.2 Aperatifler ve çeşitli sıcak ve soğuk içecekler sunulur.

• 7.6.3 Konuşmacılar için bardak ve şişelenmiş su sağlanır.

• 7.7 Konferansın düzenlenmesiyle doğrudan ilgili operasyonel masraflar Hükümet tarafından karşılanır. Sekretarya tarafından sağlanan özel teknik sistemler, dijital platformlar ve hizmetlerle ilgili masraflar, Sekretarya tarafından veya karşılıklı olarak mutabık kalınan masraf paylaşımı düzenlemeleri yoluyla finanse edilir. Büro toplantıları

• 7.7.1 Yetkili BMİDÇS görevlilerinin talebi üzerine, Büro toplantısı için toplantıya uygun, ancak toplantı odası içinde olmayan belirlenmiş bir alanda ikram hizmeti sunulur.

• 7.7.2 Toplantı düzenleyicisinin talebi üzerine, sıcak ve soğuk yiyecek ve içecek seçenekleri içeren kokteyl veya oturmalı formatta hizmetler sunulabilir.

• 7.7.3 Toplantı organizatörü, Büro davetlilerine ikramların sunulmasından sorumludur.

• 7.7.4 Yiyecek-içecek siparişi ve ödeme, COP resmî web sitesinde yayınlanan özel bir e-Portal aracılığıyla yapılır.

• 7.7.5 İlgili tüm masraflar Sekreterlik tarafından karşılanır.

7.8 Diğer Özel etkinlik ikramları

• 7.8.1 Organizatörün talebi üzerine, Ek İde belirtildiği üzere, belirlenen alanlarda kokteyl tarzı veya oturmalı etkinlikler düzenlenebilir.

• 7.8.2 Yemek hizmetleri, yetkili BMİDÇS veya Katılımcıların talebi üzerine de sağlanabilir.

• 7.8.3 Sipariş ve ödeme, COP resmî web sitesinde yayınlanan özel e-Portal üzerinden yapılır.

• 7.8.4 İlgili tüm masraflar etkinlik organizatörü tarafından karşılanır.

7.9 VIP İkram Hizmetleri

• 7.9.1 BMİDÇS'nin yetkili görevlilerinin talebi üzerine, aşağıda belirtilen unsurlar için yemek hizmeti sunulur:

• Birleşmiş Milletler Genel Sekreteri

• Birleşmiş Milletler Genel Kurulu Başkanı

• BMİDÇS İcra Sekreteri

• Göreve Gelecek COP Başkanı

• Görev Süresi Sona Eren COP Başkanı

7.9.2 Belirlenmiş alanlarda sıcak ve soğuk içeceklerden oluşan günlük ikramlar sunulur.

7.9.3 İlgili tüm masraflar Hükümet tarafından karşılanır.

Ek XIX: Konferansın sürdürülebilirliği, karbon nötrlüğü ve erişilebilirliği

1. Sürdürülebilirlik ve çevre yönetim sisteminin uygulanması

Ev Sahibi Ülke Anlaşması'nın 5. maddesi uyarınca, Hükümet, uluslararası alanda kabul görmüş en iyi uygulamalara uygun olarak kapsamlı bir sürdürülebilirlik ve çevre yönetim sistemi uygular. Bu sistem, bağımsız bir üçüncü taraf tarafından doğrulanmış temel sürdürülebilirlik göstergelerinin izlenmesi, değerlendirilmesi ve raporlanmasını içerir. İklim nötrlüğü ve genel sürdürülebilirlik performansı, iklim ayak izi ve etkinlik sürdürülebilirlik raporları aracılığıyla belgelenir ve gelecekteki COP ev sahiplerine bilgi vermek amacıyla edinilen dersler paylaşılır.

2. Hedefler

Sekretarya ve Hükümet, aşağıda belirtilen unsurları gerçekleştirmek üzere yakın işbirliği içinde çalışır:

• Kaynak verimliliğini artırmak.

• Çevresel etkileri en aza indirirken işletme maliyetlerini optimize etmek.

• Ürün ve hizmetlerin kalitesini iyileştirmek.

• Sürdürülebilir etkinlik yönetimi için en iyi uygulamaları geliştirmek ve belgelemek.

• Sürdürülebilir davranışları teşvik etmek amacıyla tüm paydaşlara sürdürülebilirlik çabalarını iletmek.

3. İklim Nötrlüğü

3.1 Emisyon azaltımı ve dengeleme

• 3.1.1 Hükümet, seyahat, etkinlik mekânı işletimi, enerji, ikram hizmetleri ve geçici altyapı dahil olmak üzere Konferansın düzenlenmesiyle ilişkili sera gazı (GHG) emisyonlarını önlemek, azaltmak ve dengelemek için tedbirler alır.

• 3.1.2 Kalan GHG emisyonları, uluslararası düzeyde tanınan karbon azaltma veya giderme projeleri yoluyla dengelenir. Sekretarya aşağıda belirtilen unsurları sağlar:

• 3.1.2.1 Katılımcıların seyahat emisyonlarının hesaplanması.

• 3.1.2.2 Işınım zorlaması endekslerine ilişkin kılavuz.

• 3.1.2.3 Mevcut en iyi uygulamalara uygun olarak COP ile ilgili diğer emisyonların tahmin edilmesine ilişkin tavsiyeler.

3.2 Tedarikçi ve yüklenicilerin mevzuata uygunluğu

Hükümet, tüm yüklenicilerin ve tedarikçilerin kararlaştırılan çevre standartlarına uymasını ve emisyonların azaltılmasına katkıda bulunmasını sağlar.

4. Temel sürdürülebilirlik önlemleri

Hükümetin uygulayacağı veya teşvik ettiği önlemlere ilişkin örnekler şunlardır:

4.1 Konaklama

4.1.1 Enerji verimli otellere ve sürdürülebilir konaklama seçeneklerine öncelik vermek.

4.1.2 Su ve enerji tasarrufu önlemlerini teşvik etmek.

4.1.3 Sürdürülebilirlik sertifikası standartlarını karşılayan konaklama tesislerini teşvik etmek.

4.2 Yemek hizmeti

4.2.1 Yerel kaynaklı, mevsimlik ve düşük karbonlu gıdalara öncelik vermek.

4.2.2 Tek kullanımlık ambalajları azaltın ve yeniden kullanılabilir veya gübrelenebilir ürünleri teşvik etmek.

4.2.3 Atık ayrıştırma ve gıda geri kazanım programları uygulamak.

4.2.4 Yemek hizmeti seçimlerinin çevresel etkisini katılımcılara anlatmak.

4.3 Ulaşım

4.3.1 Yürüyüş, bisiklet ve toplu taşıma kullanımını teşvik etmek.

4.3.2 Düşük emisyonlu veya elektrikli konferans araçları sağlamak.

4.3.3 Özel araç kullanımını azaltmak için ücretsiz ulaşım kartları veya servis araçları sunmak.

4.4 Kâğıt ve malzemeler

4.4.1 "Kâğıt kullanımını azaltma" politikaları uygulamak.

4.4.2 Basılması zorunlu belgeler için geri dönüştürülmüş ve sertifikalı sürdürülebilir kâğıt kullanmak.

4.4.3 Yaka kartları, tabelalar ve promosyon ürünlerinde tek kullanımlık malzemeleri azaltmak.

4.5 Geçici etkinlik alanı altyapısı

4.5.1 Modüler, yeniden kullanılabilir veya geri dönüştürülebilir yapılar kullanmak.

4.5.2 Taşıma mesafesini ve buna bağlı emisyonları en aza indirmek.

4.5.3 Işıklandırma ve teknik ekipman için yenilenebilir enerji kaynakları kullanmak.

4.5.4 Jeneratörlerin gerekli olduğu yerlerde Hidrojenle İşlenmiş Bitkisel Yağ (HVO) veya biyodizel gibi düşük emisyonlu yakıtlar kullanmak.

4.6 Su yönetimi

4.6.1 Su tüketimini ve verimliliğini izlemek.

4.6.2 Yeniden kullanılabilir su şişeleri ve sürdürülebilir su çeşmeleri sağlamak.

4.6.3 Konferans alanı genelinde sürdürülebilir su kullanımını teşvik etmek.

4.6.4 Net toplama, ayırma, geri dönüşüm ve bertaraf protokollerine sahip kapsamlı bir atık yönetim sistemi kurmak.

4.6.5 Yemekhane, tuvaletler ve tüm iç/dış mekânlardan atıkların zamanında toplanmasını sağlamak.

4.6.6 Atık yönetimini genel mekân planlamasına ve operasyonel programlara entegre etmek.

4.7 Web site ve dijital hizmetler

4.7.1 Resmi COP web sitesinin uluslararası sürdürülebilirlik ve düşük karbonlu barındırma kılavuzlarına uygun olmasını sağlamak.

4.7.2 Yardımcı teknolojiler için destek de dahil olmak üzere, erişilebilirlik açısından web sitelerini tasarlamak.

4.7.3 Mümkün olan her yerde basılı materyalleri alternatif dijital çözümleri teşvik etmek.

4.8 Miras

4.8.1 COP sonrası çevresel, sosyal ve ekonomik değer yaratma fırsatlarını belirlemek.

4.8.2 Gelecek konferanslar için en iyi uygulamaları ve çıkarılan dersleri belgelemek.

5. Sosyal sürdürülebilirlik ve erişilebilirlik

Hükümet, engelli bireylerin ve özel ihtiyaçları olan diğer katılımcıların tam ve etkili katılımını sağlamak için önlemler alır. Bu önlemler şunları içerir:

5.1 Erişilebilir altyapı

Rampalar, asansörler, engelsiz tuvaletler, erişilebilir mobilya düzeni, otopark ve servis hizmetleri dahil olmak üzere erişilebilir altyapı.

5.2 Yardımcı cihazlar ve yardımcı araçlar

Tekerlekli sandalyeler ve işitme cihazları dahil olmak üzere yardımcı cihazlar ve mobilite yardımları.

5.3 İletişim desteği

Genel kurul toplantıları için canlı altyazı ve uluslararası işaret dili tercümesi.

5.4 Bilgi ve yardım noktaları

5.4.1 Kayıt alanları ve heyet merkezleri dahil olmak üzere, etkinlik alanı genelinde erişilebilirlik bilgileri ve yardım masaları.

5.4.2 Engelli katılımcılara destek olmak üzere personel ve gönüllülerin eğitimi.

5.4.3 Görünmeyen engellere yönelik hassasiyet, örneğin, fark edilmeden destek sunmak için ayçiçeği desenli boyun askıları veya bileklikler.

5.5 Web sitesinin sürdürülebilirliği ve erişilebilirliği

Web sitelerini, düşük bir Web Sitesi Karbon Puanı elde etmek amacıyla uluslararası web sürdürülebilirlik kılavuzlarına uygun olarak tasarlamak ve web sitesini doğrulanmış yenilenebilir enerji kaynakları üzerinden sunmak. Ek olarak, web sitesinde sunulan bilgilerin yardımcı teknolojilere güvenenler de dahil olmak üzere çeşitli kullanıcılar için erişilebilir olmasını sağlamak amacıyla erişilebilirlik standartlarını takip etmek.

6. Proje yönetimi ve operasyonel planlama

6.1 Sürdürülebilirlik operasyonel planı

Tüm sürdürülebilirlik önlemleri, ilk teknik heyet ziyaretinin ardından Hükümetin Sekretaryayla yakın işbirliği içinde geliştireceği bir Sürdürülebilirlik operasyonel planına entegre edilir. Plan şunları içerir:

• 6.1.1 Uygulama zaman çizelgeleri ve kilometre taşları.

• 6.1.2 Her bir önlem için açıkça tanımlanmış sorumluluklar ve görevlendirilmiş liderler.

• 6.1.3 Diğer operasyonel alanlarla (konaklama, etkinlik mekânı, ulaşım, yemek hizmetleri, atık yönetimi, güvenlik ve bilgi ve iletişim teknolojileri) karşılıklı bağımlılıklar ve entegrasyon.

• 6.1.4 İzleme, raporlama ve düzeltici eylem prosedürleri.

• 6.1.5 Çevresel veya sosyal sürdürülebilirlik konularına yönelik risk değerlendirmeleri ve risk azaltma stratejileri.

6.2 Sürdürülebilirlik ve erişilebilirlik Proje yöneticisi

Hükümet, aşağıda belirtilen unsurlardan sorumlu bir Sürdürülebilirlik ve erişilebilirlik Proje yöneticisi atar:

• 6.2.1 Sürdürülebilirlik ve erişilebilirlik önlemlerinin uygulanmasını koordine etmek.

• 6.2.2 İlerleme ve performans göstergelerini Sekreterliğe raporlamak.

• 6.2.3 Diğer operasyonel alanlarla olan karşılıklı bağımlılıkları yönetmek.

• 6.2.4 Çevre, erişilebilirlik ve güvenlik standartlarına uyumu sağlamak.

• 6.2.5 Paydaşlara ve katılımcılara en iyi uygulamaları aktarmak ve farkındalık oluşturmak.

7. Hesap verebilirlik ve izleme mekanizmaları

7.1 Ortak ilerleme değerlendirmeleri

Tüm hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak amacıyla Sekretaryayla düzenli ilerleme değerlendirmeleri yapılır.

7.2 İzleme

Hükümet, planlama aşamasında ve Konferans süresince tüm sürdürülebilirlik ve erişilebilirlik önlemlerini, katılımcıların geri bildirimleri de dahil olmak üzere, karşılık gelici izleyen merkezi bir sistem kurulur.

7.3 Raporlama

7.3.1 Sürdürülebilirlik ve erişilebilirlik önlemlerinin uygulanmasına ilişkin raporlar.

7.3.2 Çıkarılan dersler ve öneriler derlenerek gelecekteki COP ev sahiplerine bilgi vermek ve küresel olarak en iyi uygulamaları geliştirmek amacıyla dağıtılmış.

7.4 Ortak düzeltici eylem planı

Sürdürülebilirlik operasyonel planından sapmalar, gecikmeler veya hizmet eksiklikleri dahil olmak üzere, ortaklaşa kararlaştırılan bir düzeltici eylem planı aracılığıyla ele alınır.

Ek XX: Temizlik ve Atık yönetimi

1. Genel hükümler

Ev Sahibi ülke olarak Hükümet, Oturum Öncesi Toplantılar ve konferans süresince tüm Konferans alanının, iç ve dış mekânların, yemek alanlarının, toplantı odalarının, banyoların ve yardımcı alanların temiz, hijyenik, güvenli ve sürdürülebilir bir durumda tutulmasını sağlar.

Temizlik ve atık yönetimi hizmetleri, aşağıda belirtilen gerekliliklere uygun olarak sunulur:

1.1 Konferans çapında operasyonel verimlilik

Konferansın yüksek katılımcı sayısı ve karmaşıklığına uygun olarak, geniş ölçekte verimli bir şekilde çalışmak.

1.2 Yasal mevzuata ve güvenlik kurallarına uyum

Sağlık, güvenlik, hijyen ve çevre standartlarına uyum sağlamak.

1.3 Sürdürülebilirlik uyumu

Atıkların en aza indirilmesi, geri dönüşüm ve iklim dostu bertaraf uygulamaları dahil olmak üzere sürdürülebilirlik hedefleriyle uyum sağlamak.

1.4 Konferans operasyonlarıyla entegrasyon

Mekân, yemek hizmeti, ulaşım ve destek personeli lojistiği dahil olmak üzere diğer operasyonel alanlarla tam entegrasyon sağlamak.

2. Temizlik operasyonları

2.1 Temizlik hizmetlerinin kapsamı

Temizlik hizmetleri aşağıda belirtilen unsurları kapsamalıdır:

• 2.1.1 Mutfaklar, yemek alanları, yemek katları, hazır yemek noktaları ve VIP yemek alanları dahil olmak üzere yiyecek ve içecek satış noktaları.

• 2.1.2 Konferans salonları, genel kurul salonları, yan etkinlik alanları ve dinlenme salonları.

• 2.1.3 Tuvaletler ve soyunma odaları.

• 2.1.4 Koridorlar, merdiven boşlukları, asansörler, lobiler ve dış kamu alanları.

• 2.1.5 Tanıtım alanları ve delegasyon ofisleri, Sekretarya çalışma alanları ve teknik odalar.

2.2 Tuvalet tesisleri gereklilikleri

Tüm banyo tesisleri aşağıda belirtilen unsurları içerir:

• 2.2.1 Sifon mekanizmalı tuvalet armatürleri.

• 2.2.2 Gizlilik ve güvenliği sağlamak için kilitlenebilir kapılar.

• 2.2.3 Sıcak ve soğuk su akan el yıkama istasyonları.

• 2.2.4 Sabunluklar.

• 2.2.5 Kâğıt havlu veya mendil ve dağıtocılar gibi el kurutma olanakları.

• 2.2.6 Hijyenik atıklar için çöp kutuları.

• 2.2.7 Hijyen ve erişilebilirliği sağlamak için düzenli temizlik, malzeme ikmali ve denetim programları.

• 2.2.8 Hareket kabiliyeti kısıtlı kişiler için erişilebilirlik gerekliliklerine uyum.

3. Temizlik sıklığı ve standartları

3.1 Temizlik sığındığı

Temizlik sıklığı, alan türü ve kullanım yoğunluğuna göre belirlenir (örneğin, sık kullanılan alanlar günde birkaç kez temizlenir).

3.2 Temizlik hizmeti standartları

• 3.2.1 Yoğun saatlerde tuvaletler en az saat başı temizlenir, malzemeleri yenilenir ve kontrol edilir.

• 3.2.2 Yemek servisi ve yemek hazırlama alanları, düzenli atık toplama dahil olmak üzere sıkı hijyen protokollerine uyar.

• 3.2.3 Ortak alanlar sürekli izlenir ve gerektiğinde temizlenir.

4. Atık yönetimi

4.1 Atık yönetimi planı

Hükümet, Sekretaryayla istişare halinde bir Atık yönetim planı hazırlar. Plan aşağıda belirtilen unsurları içerir:

• 4.1.1 Atık türlerinin belirlenmesi: organik, geri dönüştürülebilir (plastik, kâğıt, cam, metal), tehlikeli ve genel atıklar.

• 4.1.2 Tüm konferans alanlarında atık toplama noktaları, çöp kutuları ve yönlendirme levhaları.

• 4.1.3 Atıkların birikmesini önlemek amacıyla sık ve zamanında bertaraf edilmesine ilişkin program.

• 4.1.4 Kompostlama veya başka bir iklim dostu bertaraf yöntemi dahil olmak üzere, yemek hizmeti ve gıda atıklarının işlenmesine ilişkin prosedürler.

• 4.1.5 Geri dönüşüm hedefleri ve sürdürülebilirlik göstergeleri.

• 4.1.6 Yerel atık yönetimi yetkilileri ve lisanslı hizmet sağlayıcılarla işbirliği.

4.2 Çöp kutusu gereklilikleri

• 4.2.1 Tüm iç ve dış mekânlarda yeterli miktarda atık kutusu bulunur.

• 4.2.2 Çöp kutuları, geri dönüşüm veya kompostlama çeşidine uygun olarak atık türüne göre açıkça etiketlenir.

• 4.2.3 Yemek alanlarında organik atıklar, geri dönüştürülebilir atıklar ve genel çöp için ayrı çöp kutuları bulunur.

• 4.2.4 Çöp kutuları, taşmayı önlemek için düzenli olarak boşaltılır ve bakımı yapılır.

5. Sürdürülebilirlik önlemleri

5.1 Tek kullanımlık plastikler

COP sürdürülebilirlik hedefleri doğrultusunda tek kullanımlık plastikler en aza indirilir.

5.2 Yeniden kullanılabilir ve kompostlanabilir malzemeler

Yeniden kullanılabilir veya kompostlanabilir malzemelere öncelik verilir.

5.3 Atık toplama

Mümkün olan yerlerde enerji verimli atık toplama ve işleme yöntemleri uygulanır.

6. Proje yönetimi ve operasyonel planlama

6.1 Temizlik ve atık yönetimi operasyonel planı

Hükümet, ilk teknik heyet gezisinin ardından Sekretaryayla koordineli olarak bir Temizlik ve atık yönetimi operasyonel planı geliştirir. Plan şunları içerir:

• 6.1.1 Temizlik ve atık yönetimi ekiplerinin görevlendirilme takvimleri.

• 6.1.2 Personel sayıları, vardiya çizelgeleri ve acil durum planı.

• 6.1.3 Yiyecek-içecek, ulaşım, destek personeli, konaklama ve güvenlik ile karşılıklı bağımlılıklar.

• 6.1.4 Zamanında, verimli ve yüksek kaliteli hizmetlerin sağlanmasına yönelik izleme ve raporlama prosedürleri.

• 6.1.5 Yoğun trafik dönemleri veya beklenmedik atık artışları için risk değerlendirme ve azaltma stratejileri.

6.2 Temizlik ve atık yönetimi Proje yöneticisi

Hükümet, aşağıda belirtilen unsurlardan sorumlu bir Temizlik ve Atık Yönetimi Proje yöneticisi atar:

• 6.2.1 Tüm operasyon ekiplerini ve hizmet sağlayıcıları koordine etmek.

• 6.2.2 Operasyonel plana ve sürdürülebilirlik hedeflerine uyumasını sağlamak.

• 6.2.3 Sekretarya ve diğer operasyonel liderlerle sürekli iletişim halinde olmak.

• 6.2.4 Hizmet performansı, olaylar ve düzeltici eylemler hakkında raporlama yapmak.

6.3 Karşılıklı bağımlılıklar

Temizlik ve atık yönetimi operasyonları aşağıda belirtilen unsurlarla tam entegredir:

• 6.3.1 Genel Kurul toplantıları, yan etkinlikler veya VIP ziyaretleri sırasında kesintilerin en aza indirilmesini sağlayan mekân operasyonları.

• 6.3.2 Yiyecek ve ambalaj atıklarının zamanında toplanmasını sağlayan yemek hizmeti operasyonları.

• 6.3.3 Araçların temizliğini sağlayan ulaşım ve servis hizmetleri.

• 6.3.4 Ortak alanların, lobilerin ve banyoların bakımını sağlayan konaklama hizmetleri.

• 6.3.5 Temizlik personelinin güvenli girişini sağlayan güvenlik ve erişim kontrolü.

• 6.3.6 Hesap Verebilirlik ve Sürekli İyileştirme

6.4 Performans ölçütleri

Anahtar performans göstergeleri şunları içerir:

• 6.4.1 Belirlenen tüm alanların temizlik seviyeleri.

• 6.4.2 Atıkların toplanma sıklığı ve zamanında yapılması.

6.4.3 Hijyen, güvenlik ve erişilebilirlik standartlarına uygunluk.

6.4.4 Sürdürülebilirlik ve geri dönüşüm hedeflerinin gerçekleştirilmesi.

7. Hesap verebilirlik ve izleme mekanizmaları

7.1 Ortak ilerleme değerlendirmeleri

Hükümet, Sekretarya ve hizmet sağlayıcılar arasında, kaydedilen ilerlemeyi gözden geçirmek, aksaklıkları tespit etmek ve düzeltici önlemleri uygulamak amacıyla düzenli koordinasyon toplantıları yapılır.

7.2 İzleme

Hijyen ve atık yönetimi standartlarına uyumu sağlamak amacıyla düzenli denetimler ve teftişler yapılır.

7.3 Raporlama

Temizlik programları, atık toplama, çöp kutularının doluluk durumu ve sürdürülebilirlik kurallarına uyumu kapsayan günlük durum raporları Sekreterliğe sunulacaktır.

7.4 Ortak düzeltici eylem planı

Kararlaştırılan standartlardan veya programlardan herhangi bir sapma, hizmetin sürekliliğini sağlamak ve Konferans'ın hijyen ve sürdürülebilirlik standartlarını korumak amacıyla, Hükümet ve Sekretarya tarafından ortaklaşa kararlaştırılan bir düzeltici eylem sürecini başlatır.

Tablolar Eki

Ek I. Mekân ve faaliyetler Bölüm Konferans Odaları

Tablo 1

¹ Ekili yönünlü maya sağlamak için toplantı odası numaraları, mekân haritasına göre değiştirilecektir.

² İhtiyaç genele oda gerekliliklerini dikkate alınınız (Ek I, 2). Tabloda belirtilen diğer özellikler, her odaya ilişkin ek gerekliliklerdir.

Ek I. Mekân ve faaliyetler

Bölüm Yan Etkinlik Odaları

Tablo 2

6. Etkili yön bulmayı sağlamak amacıyla yan etkinlik salon numaraları mekân haritasına göre değiştilir.

7. Toplam koltuk sayısı yaklaşık birasılık olarak belirtilir ve bu sayı. Sekreterliğin Katılım alt birimi ile istişare edilerek uygun mekân tanımına göre belirlenir.

8. Füfen genel salon gereklikleri, hekkate alınmaz. Ek 1. Error! Reference source not found. ). Tabloda belirtilen diğer özellikler, her salon için ek gerekliliklerdir.

Ek I. Mekân ve faaliyetler

Bölüm

Tablo 3

9. Toplam koltuk sayısı yaklaşıyabilir apalak olarak belirtilmiştir ve bu sayı, Sekreterliğin Katılım alt birimi ile istişare edilerek uygun mekân tasarımına göre belirlenecektir.

Tabloda belirtilen diğer özellikler, her odaya ilişkin ek gerektiklerdir.

Ek I. Tesisler ve operasyonlar

BölümError! Reference source not found.

Tablo 4

Ek I. Tesisler ve faaliyetler

BölümError! Reference source not found. Tablo 5

Ek I. Tesisler ve faaliyetler

Bölüm Error! Reference source not found. Tablo 6

11 Diğer genel oda gerekliliklerine dikkat ediniz (Ek I, paragraf 2, Konferans salonları). Tabloda belirtilen diğer özellikler, her olaya ilişkin ek gerekliliklerdir.

Ek I. Tesisler ve faaliyetler

BölümError! Reference source not found. Tablo 7

Error! Reference source not found. Error! Reference source not found. veError! Reference source not found. (Error! Reference source not found. Table 8

Error: Reference source not found. Tablo 9

Not: İnsan kaynakları/uzmanlık (1 lot, yeterli sayıda Uzmanlık ekibini ifade eder; kesin sayı, konferans düzeni/tasarımına göre görüşülmelidir).

Atın Reference Source not found. Ok işlevli yazıcılar için sarf malzemeleri Error! Reference source not found. Table 10

Agreement

between

THE Government of the Republic of Türkiye

and

THE Secretariat of the United Nations Framework Convention on Climate Change, the Kyoto Protocol and the Paris Agreement

regarding

The thirty-first session of the Conference of the Parties to the United Nations Framework Convention on Climate Change,

The twenty-first session of the Conference of the Parties serving as the meeting of the Parties to the Kyoto Protocol

The eighth session of the Conference of the Parties serving as the meeting of the Parties to the Paris Agreement

The sessions of the subsidiary bodies

and

other UNFCCC meetings

The Government of the Republic of Türkiye, represented by the Ministry of Environment, Urbanization and Climate Change of the Republic of Türkiye (hereinafter referred to as “the Government”), and the secretariat of the United Nations Framework Convention on Climate Change, the Kyoto Protocol and the Paris Agreement (hereinafter referred to as “the secretariat”), represented by its Executive Secretary (hereinafter referred to as “the Executive Secretary”);

Recalling United Nations General Assembly resolution A/RES/40/243 of 18 December 1985 regarding conferences held away from United Nations Headquarters locations;

Recalling decision 18/CP.30, whereby the Conference of the Parties to the United Nations Framework Convention on Climate Change (hereinafter referred to as “the COP”) accepted with appreciation the offer by the Government to host the thirty-first session of the COP, the twenty-first session of the Conference of the Parties serving as the meeting of the Parties to the Kyoto Protocol, the eighth session of the Conference of the Parties serving as the meeting of the Parties to the Paris Agreement and the sessions of the subsidiary bodies (hereinafter referred to as “the Conference”), from 9 to 20 November 2026 and requested the Executive Secretary to conclude a Host Country Agreement with the Government of the Republic of Türkiye for convening the sessions, pursuant to United Nations General Assembly resolution 40/243 and the provisions of United Nations administrative instruction ST/AI/342;

Whereas the pre-sessional meetings of the least developed countries, the small island developing States, the African Group and the Group of 77 and China (hereinafter referred to as “the Pre-sessional Meetings”) are scheduled to be held from 3 November to 8 November 2026 inclusive;

Whereas the Government, at the request of the secretariat, agreed to host and assist the secretariat in organizing additional meetings to be convened in the Republic of Türkiye after the entry into force of this Agreement (hereinafter referred to as “the Other UNFCCC Meetings”);

Whereas the Government agreed to be responsible for the difference in cost between holding the Conference in Bonn, Germany, and holding it in Antalya, Türkiye, and to provide facilities that are environmentally sound and in accordance with the values provided for under the United Nations Framework Convention on Climate Change (hereinafter referred to as “the Convention”), the Kyoto Protocol and the Paris Agreement;

Affirming the principles of the United Nations Charter, the Government and the secretariat are committed to uphold the fundamental human rights, dignity and worth of the human person, and equal

rights of all participants participating in the Pre-sessional Meetings/Conference/Other UNFCCC Meetings;

NOW, THEREFORE, the secretariat and the Government (hereinafter jointly referred to as “the Parties”), have agreed as follows:

Article 1

Date and place of the Conference

• 1. The Conference and the Pre-sessional Meetings are scheduled to be held from 9 to 20 November 2026 and 3 to 8 November inclusive, respectively, at the COP31 Center, Expo Alanı, Solak Mahallesi, Alanya Karayolu 18.Km. 07112, Aksu, Antalya, Türkiye. The area within the aforesaid COP 31 Center where the Conference and the Pre-sessional Meetings shall be held, including any area immediately outside it that will be under the direct supervision and control of the United Nations Department of Safety and Security (hereinafter referred to as “the UNDSS”) as agreed with the security authorities of the Government, shall collectively constitute the Conference premises (hereinafter referred to as “the Conference premises”). A site map clearly identifying the Conference premises shall be attached as an annex to the Memorandum of Understanding to be concluded between the Government and the secretariat, pursuant to Article 10 of this Agreement. The general layout and the dimension of the Conference premises will be finalised in agreement with the secretariat. Any alterations to the general layout and the dimension after the signing of the aforesaid Memorandum of Understanding shall be agreed in writing between the secretariat and the Government.
• 2. The meeting rooms/conference rooms or fully dedicated venues where the Other UNFCCC Meetings will be held shall constitute the Other UNFCCC Meeting premises. The secretariat will inform the Government of Other UNFCCC Meetings to be held in the Republic of Türkiye as soon as it becomes aware of them.

Article 2

Attendance at the Conference

• 1. In accordance with the provisions of the Convention, the Kyoto Protocol, the Paris Agreement and the draft rules of procedure of the COP being applied, the Pre-sessional Meetings/Conference/Other UNFCCC Meetings shall be open to the following types of participants (hereinafter collectively referred to as “the Participants”):

• (a) Representatives of Parties to the Convention, Parties to the Kyoto Protocol and Parties to the Paris Agreement;

• (b) Representatives of observer States referred to in Article 7, paragraph 6, of the Convention, Article 13, paragraph 8, of the Kyoto Protocol, and Article 16, paragraph 8, of the Paris Agreement;

• (c) Representatives of the secretariat, United Nations, its specialized and related agencies;

• (d) Representatives of observer organizations referred to in Article 7, paragraph 6, of the Convention, Article 13, paragraph 8, of the Kyoto Protocol, and Article 16, paragraph 8, of the Paris Agreement;

• (e) Other persons invited by the secretariat in coordination with the Government.

2. The Executive Secretary shall designate officials of the secretariat and other officials of the United Nations to attend the Pre-sessional Meetings/Conference/Other UNFCCC Meetings for the purpose of servicing them.

3. The public meetings of the Conference shall be open to representatives of the media accredited to the Conference by the secretariat in consultation with the Government.

Article 3

Inclusion

1. The Government and the secretariat shall plan and organize all aspects of the Pre-sessional Meetings and the Conference in an inclusive and non-discriminatory manner.

2. Such consideration shall be applied across different components of the Conference in accordance with this Agreement, and including by providing lactation/nursing rooms, care services and culturally sensitive spaces for Indigenous Peoples and local communities.

3. The Government shall provide, inter alia, the facilities and services, including accessible transportation and information and communications related to the Conference in accessible formats required to enable the full participation of Participants with disabilities, as specified in annex XIX.

Article 4

Premises, facilities, equipment, utilities and services

1. The Government shall, at no cost to the secretariat and with its agreement, at its own responsibility, provide such premises and facilities, equipment, utilities and services, as are necessary for the Pre-sessional Meetings/Conference, as specified in the annexes to this Agreement, including:

• (a) Adequate office space for the secretariat to carry out its functions, as specified in annexes I and II to this Agreement;

• (b) Equipment and facilities allowing the work of the Conference to be conducted in the six official languages of the United Nations, as specified in annex I to this Agreement;

• (c) Adequately furnished and equipped rooms, and as specified in annexes I and II to this Agreement;

• (d) Information and communication technology, internet connectivity and information security services needed for the Pre-sessional Meetings/Conference, are specified in annexes III and IV to this Agreement. The secretariat shall oversee the design, implementation, operation and decommissioning/dismantling of the information and communication technology facilities, including computer network, security measures and the distribution of hardware and software;

• (e) The necessary utility services, such as water, electricity and internet services at the Conference premises and secretariat's communication by telephone or mail when such communication is authorized by the Executive Secretary, or a person designated by him. The Government shall ensure a stable and uninterrupted power supply at the Conference premises.

• 2. The Conference premises shall be furnished, fully equipped and ready for use by the secretariat at least 48 hours prior to the opening of the Conference and for 24 hours after the actual closure of the Conference and shall remain at the disposal of the secretariat 24 hours a day throughout the duration of the Conference. The area within the Conference premises to be used for the Pre-sessional Meetings shall be furnished, fully equipped and ready for use by the secretariat at least 24 hours prior to the Pre-sessional Meetings.
• 3. The area to be used for registration described in annex I to this Agreement shall be available seven days prior to the beginning of the Pre-sessional Meetings. An area within the Conference premises to be used as a server room for the computer equipment described in annex I to this Agreement shall be available three weeks prior to the beginning of the Pre-sessional Meetings.
• 4. The Government shall ensure that adequate office space is available for use by the core Conference team, comprising relevant secretariat staff and other staff, at least four weeks prior to the beginning of the Pre-sessional Meetings, as specified in annex I to this Agreement.
• 5. The Government shall ensure that lockable storage space is available within the Conference premises for the storage of goods needed for the Conference at least four weeks prior to the commencement of the Pre-sessional Meetings or make available alternative storage space until the premises are made available for use by the secretariat.
• 6. For the duration of the Pre-sessional Meetings and the Conference, the Government shall maintain in good repair the rooms and equipment specified in annexes I and II to this Agreement.

Therefore, the Government shall provide an adequate number of qualified technical personnel for any needed installation, maintenance, support and dismantling of all technical equipment, structures and furniture, in accordance with Article 9, paragraph 2 of this Agreement. The technical personnel shall be under the supervision of the Executive Secretary, or an officer of the secretariat designated by him.

7. The Government shall install and make available facilities for media representatives for the coverage of the proceedings of the Conference as specified in annexes I and II to this Agreement. The Government shall appoint a host country media liaison officer, who will assist and liaise with the secretariat in coordinating the media facilities and services for the Conference, and a host country communications officer, who will assist and liaise with the secretariat's spokesperson for the Conference on messaging and substantive issues.

8. The Government shall, as described in annex XI to this Agreement, bear all transport costs, insurance charges and related expenses for the outbound and return shipment between the secretariat or any established United Nations office and the site of the Conference of all supplies and equipment required for the adequate functioning of the Conference. The Government may alternatively provide, in consultation with the secretariat, equivalent equipment at the Conference premises.

9. The Government shall appoint a transport liaison officer, who shall liaise with a transport liaison officer designated by the secretariat, to ensure proper shipment of the goods needed for the Conference.

10. The Government shall ensure that an adequate number of automatic teller machines (ATM) are available within the Conference premises for the duration of the Pre-sessional Meetings and the Conference, as specified in annex IX to this Agreement. In addition, the Government shall ensure that necessary electronic infrastructure is in place to allow cashless transactions by the Participants within the Conference premises, either by using their credit or debit cards.

11. The Government shall ensure that timely and quality catering services as specified in annex XVIII to this Agreement, interpretation services as specified in annex X to this Agreement, and transport services as specified in annex XIII to this Agreement, are available within the Conference premises for the duration of the Pre-sessional Meetings and the Conference. Such services shall be made available to all Participants on a payable basis at affordable prices and shall be equipped and operated in consultation with the secretariat. Other services to be provided to the Participants shall be agreed upon with the secretariat. Where such services are ordered by the secretariat/Participants and could not be delivered by the service provider as agreed, due to the lack or organizational/logistical arrangements to be provided by the Government nominated General Contractor, the Government will ensure that the secretariat/Participants do not suffer any financial losses.

12. The Government shall make available affordable space, in consultation and agreement with the secretariat, within the Conference premises to be used as pavilion and delegation office space (hereinafter referred to as "the designated space"). The Government may appoint an experienced entity

to manage the construction and allocation of pavilion and delegation office space, on its behalf. The designated space being within the Conference premises is subject to Article 11, paragraph 7 of this Agreement. Accordingly, this space too shall be exclusively subject to the regulations and rules of the United Nations/secretariat. The secretariat in consultation with the Government and support of the appointed entity will determine the space allocation. Subject to paragraph 11 of this Article, the appointed entity will enjoy conditional exclusivity to provide goods and services in the designated space. Where necessary, the secretariat in consultation with the Government shall have the right to waive the exclusivity enjoyed by the appointed entity. In any event, the exclusivity enjoyed by the appointed entity shall not apply to the secretariat and the presidency. The Government and/or its appointed entity may obtain a legally binding undertaking from those to whom pavilion, and delegation space is allocated, to, inter alia, ensure charges for the use of the space are paid in advance and costs are paid for any damages caused. The Government and/or the appointed entity will prepare the undertaking in consultation with the secretariat and take into account secretariat's recommendations and comments.

13. The Government, in consultation with the secretariat, shall ensure that vendors to be selected for the direct provision of goods and services on a payable basis to the secretariat and other United Nations agencies are not currently included in the Ineligible Suppliers List of the United Nations Global Market Place. The Government shall also ensure that the selected vendors respect the privileges and immunities of the secretariat and that of the other United Nations agencies, which may enter into contracts/undertakings with these selected vendors. The Government shall also advise the selected vendors not to use the names/logos of the secretariat and that of the other United Nations agencies, without their prior written permission. To enable the secretariat and other United Nations agencies to enter into contracts/undertakings with the selected vendors, the Government shall upon conclusion of contracts with the selected vendors, inform the secretariat by official letter of the appointment of such vendors, including names, details and contact persons, and a confirmation that applicable national procurement regulations and rules have been adhered to.

14. The Government shall consult the secretariat with a view to obtaining its advice on entities of concern with which the Government, as the host of the Conference, should not conclude partnership/sponsorship agreements in connection with the Conference. Such advice by the secretariat on potential partners/sponsors shall be provided at the earliest opportunity and with due consideration of their climate integrity.

15. The Government shall not display within the Conference premises the name, logo or emblem of any entity with which it has concluded an agreement in connection with the Conference without the formal approval of the secretariat. Requests for such approval must be made in writing to the Director of the Communications and Engagement Division of the secretariat, giving full details of the entity whose name, logo or emblem, the Government wishes to display. The Director may grant approval on

such terms and conditions as the secretariat deems fit given its status as a United Nations entity, including on whether, how and where the name, logo or emblem may be displayed.

Article 5

Climate impact, reduction, and sustainability

• 1. In providing the Conference space, premises, equipment, utilities and services referred to in Article 4 above, the Government shall ensure that there is no negative impact on the climate due to the organization of the Conference. To this end, the Government and the secretariat work in constant partnership to increase resource efficiency, improve the quality of products and services and optimize costs while limiting negative impacts on the environment including the greenhouse gas emissions associated with hosting the Conference to the extent possible. The Government will calculate the remaining emissions, including those related to travel by all registered participants to the Conference by making climate contributions or impact investment by supporting emission reduction or removal projects. The secretariat shall provide the Government with a calculation of the greenhouse gas emissions related to such travel consistent with accepted international standards and propose an appropriate radiative forcing index. The Government shall also collaborate with the secretariat in formulating and implementing a plan for additional sustainability measures, as outlined in annex XIX to this Agreement.
• 2. The Government shall implement an internationally recognized sustainability/environmental management system to plan, coordinate and report on the sustainability related aspects of the Conference and shall ensure that such a system is evaluated and certified by an independent third party. The Government shall ensure that a copy of the evaluation report is provided to the Executive Secretary within two (2) weeks following its receipt and, in any case, no later than 30 June 2027.

Article 6

Medical facilities

• 1. The Government shall ensure that adequate medical facilities with personnel qualified in first aid and in handling emergencies are available within the Conference premises. Immediate access and admission to hospital shall be assured by the Government whenever required by a Participant. The necessary transport from the Conference premises shall be constantly available during the Pre-sessional Meetings and the Conference. Hospital services provided to the Participants shall be made available at reasonable rates.
• 2. The Government shall ensure that adequate sanitation standards and hygiene protocols are in place for the Pre-sessional Meetings/Conference/Other UNFGCC Meetings.